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クリニックでの電話対応に悩んでいませんか？AI電話自動応答サービスの導入によって、受付業務の負担軽減・コスト削減・患者満足度の向上が同時に実現できます。
本記事では、導入メリットや機能の特徴、設定方法まで詳しく解説します。
1. クリニックが抱える電話業務の課題
電話対応が引き起こす業務の停滞とスタッフの疲弊
日々の診療に追われる中、電話の応対に時間を取られていませんか？
医療現場では、予約確認や診療時間の問い合わせなど、電話対応が受付業務の大半を占めています。
特に多いのが「診療時間の確認」「予約の変更」「ワクチンの有無」といった定型的な質問です。これらの電話に対応するため、診療中のスタッフが何度も手を止めることになり、次のような影響が出やすくなります。
たとえばこんな場面がよくあります。
- 忙しい時間帯に電話が鳴り続け、受付がパンク状態
- 看護師が患者対応の途中で電話に呼び出されて集中力が途切れる
- 電話の取り次ぎが遅れ、クレームにつながる
こうした電話応対が、スタッフのストレスや業務の質の低下を招きやすい要因になっています。
主な課題を整理すると、次のようになります。
- 受付の手がふさがり、来院患者の対応が後回しになる
- 診療の流れが中断され、医療の質にも影響
- スタッフの精神的・身体的な疲労が蓄積する
結果として、クリニック全体のパフォーマンスが落ち、患者満足度にもマイナスの影響を与えてしまいます。
電話対応は一見地味な業務ですが、現場の生産性と満足度に直結する重要なポイントです。
よくある失敗例と患者離れのリスク
電話業務を放置してしまうと、思わぬトラブルが起きやすくなります。
以下のような「ありがちな失敗」が多く見られます。
- 診療時間外でも電話が鳴り続け、患者からの不満が増える
- 「またこの質問…」と感じながらも毎回手動で対応
- 対応しきれなかった電話が機会損失に
現場でよくあるシーン…
- 「繋がらない」「話し中で不便だった」という声をネットで見かける
- 初診予約を取りたくても、電話が通じず他院を探してしまう
- 受付が忙しそうで、電話での質問を遠慮されてしまう
電話の印象ひとつで、クリニックの信頼感が大きく左右される時代です。こうした課題を解決するには、電話業務の自動化や効率化が欠かせません。
2. AI電話が持つ代表的な機能とメリット
24時間対応の自動受付：機会損失ゼロへ
クリニックにおいて「診療時間外の問い合わせ対応」は長年の課題でした。
多くの患者が仕事終わりや夜間に「明日の予約」「ワクチンの有無」などを確認したくても、電話は繋がらずストレスを感じてしまうもの。
そんな悩みに応えるのが、AI電話による24時間自動受付です。
この機能により、以下のような効果が期待できます。
- 診療時間外でも対応可能で、患者の問い合わせチャンスを逃さない
- 「休診日でも自動で対応してくれる」という安心感
- 緊急性の低い質問をAIが受け持つことで、スタッフの負担も軽減
日中に忙しくて電話できなかった患者も、夜間や休日にストレスなく情報を得られます。
「電話がつながらず他のクリニックを選ばれた」なんていう機会損失を減らすには、24時間対応が鍵です。
FAQ自動応答：繰り返し質問からの解放
どのクリニックでも必ずあるのが、「よくある質問」への対応です。
たとえばこんなやり取り、心当たりありませんか？
- 「予防接種って予約いりますか？」
- 「支払いはクレジットカード使えますか？」
- 「駐車場ってありますか？」
毎日何度も同じ内容に手動で対応するのは、非効率そのもの。
AI電話では、こうした定型的な質問に対してあらかじめFAQを登録することで、音声で自動応答が可能になります。
この機能のメリットは以下の通りです。
- 同じ質問への対応を自動化できる
- スタッフの精神的負担が減る
- 回答漏れ・伝え忘れのリスクも減らせる
また、FAQの内容は自由にカスタマイズできるため、各クリニックの診療科目や提供サービスに応じて柔軟に対応可能です。
スタッフの時間と気力を奪っていた「またこの質問…」を、AIが代わりに引き受けてくれます。
通話記録・履歴分析：業務改善とマーケティング活用
電話対応は「その場限り」で終わってしまいがちですが、AI電話ではすべての会話内容が記録・蓄積されます。
この通話データを活用すれば、業務改善や集患施策のヒントが見えてきます。
たとえば、こんな使い方があります。
- 問い合わせが多い内容を把握し、ホームページや院内掲示物を改善
- 特定ワードの頻出から、患者ニーズの変化を分析
- スタッフに共有することで、案内内容の統一や対応力向上に活用
また、会話履歴のランキング表示や時間帯別の集計など、ダッシュボード機能で「見える化」も可能です。
蓄積された会話は、ただの記録ではなく、次の改善につながる“資産”になります。
3. AI自動応答サービス導入で得られる効果と成果
受付業務の効率化と人手不足の解消
電話が鳴りやまない受付は、医療現場にとって慢性的な悩みのひとつ。来院患者の対応をしながら鳴り続ける電話に追われていると、スタッフの集中力も途切れやすく業務の質も低下してしまいます。
AI自動応答サービスを導入することで、こういった負担は大きく軽減できます。
例えば、以下のような改善が期待できます。
- 診療内容や診療時間といった定型的な問い合わせをAIが自動で対応
- 電話対応に取られていた時間を、本来の受付業務や患者対応に充てられる
- 待合室での対応に集中できるため、現場の混乱が減少
さらに、電話応対の回数そのものが減ることで、人手不足に悩む現場でも限られたスタッフで受付をスムーズに回せるようになります。その結果、人件費や採用・教育コストの抑制にもつながり、運営効率を大きく改善することが期待できます。
このような効果は、実際にAI電話自動応答サービスを導入したクリニックでも表れています。
AI電話自動応答サービスを導入している茨城県水戸市の「なのはな耳鼻咽喉科（http://nanohana-jibika.com/）」では、月間1,138件あった着信のうち、AIがそのうち約67.4％にあたる768件を対応。「朝、あれだけ鳴っていた電話が、午後には1件も鳴らなかった日があった」と話すほど、体感としてとても大きな変化がありました。
よくある質問にはAIが音声で案内することで患者側もスムーズに必要な情報を得られ、かつスタッフの負担も軽減されました。
さらに特筆すべきは、スタッフ1人あたり1日2.5～3時間分の業務時間が削減された点です。院内でも「業務の切り分けができて、本来の業務に集中できるようになった」と好評で、クレームも一切出ておらず、安心して患者対応ができる環境が整いました。
高齢患者にも安心な音声UI
スマホやタブレットに不慣れな高齢者でも、電話なら慣れていますよね。
その点、AI自動応答サービスは“音声で会話”する設計なので、誰にとっても使いやすいのが魅力です。
特に、次のような点が評価されています。
- 音声操作なので、ボタン操作やタッチパネルが不要
- 「話すだけ」で自然にやり取りができるため、年配の方でも安心
- 人に近い自然な声で対応できるため、機械的な印象を与えずより親しみやすい応対が可能
温かみのある声で対応することで、患者は「きちんと話を聞いてもらえる」という安心感を得られます。
特に、初診や体調に不安を抱えている方は、こうした心理的ハードルが下がることが通院のきっかけになります。また、人に近い自然な声で案内することで、電話対応の印象が良くなり、クリニックの信頼や満足度向上につながります。
離職率低下と働きやすい職場づくり
人手不足が深刻化している医療業界において、「スタッフが辞めない職場環境」の整備は大きな課題です。
電話業務に追われて余裕がないと、次のような問題が起こりやすくなります。
- ミスが増え、クレーム対応が発生
- 受付や看護師のストレスが増大
- 毎日同じ電話対応でやりがいを感じにくい
こうした現場の声は、職場の定着率にダイレクトに響きます。
AI電話を導入すると、ルーティン業務が減り、スタッフが本来の専門性を活かせる時間が増えるため、モチベーションが保ちやすくなります。
結果的に得られるメリットはこちら：
- 新人教育の時間が削減できる
- スタッフの離職率が下がる
- 「働きやすい」と感じる職場になる
人が辞めにくい環境をつくることが、患者満足度にもつながっていきます。
4. クリニックにおけるAI電話の導入・運用と自動応答サービス活用のポイント
電話工事不要・オンライン完結の導入プロセス
「AI電話って導入が大変そう…」
そんな不安を持つ方も多いですが、実際にはとてもシンプルです。
NOMOCa-AI callの導入は、すべてオンラインで完結します。
- 特別な機器の設置は不要
- 院内での電話回線工事もなし
- クリニックで行うのは、転送設定やFAQ設定などわずかな操作のみ
また、最短で約4週間で運用開始できるのも大きな魅力です。導入に手間がかからないという点は、忙しい医療現場にとって非常にありがたいポイントです。
専用番号と転送機能で柔軟な活用が可能
既存の電話番号を使いたい場合や、状況によって人間の対応に切り替えたい場面もありますよね。
そんなときに役立つのが、専用番号と転送機能の併用です。
- NOMOCa-AI callでは、専用番号を発行してAI電話を稼働
- 既存番号にかかってきた電話を自動で専用番号へ転送
- 特定条件下では人間の担当者へ直接転送も可能
これにより、次のような柔軟な対応が可能になります。
- 基本的な電話対応はAIに任せ、緊急時だけスタッフが出る
- 混雑時のみAIに振り分ける
- 初診者対応はAI、再診者はスタッフ対応など、業務フローに合わせて設計できる
無理なく現場に馴染む設計がされているため、現在の業務を維持したままスムーズに導入できます。
ダッシュボードで効果を可視化できる安心感
AI自動応答サービスは、導入した後も「本当に効果が出ているのか」「どんな内容の問い合わせが多いのか」といった点が気になるところです。そこで役立つのが、実際の利用状況を可視化できるダッシュボードです。
下の画面では、日別・時間帯別の受電件数や自動応答率、転送件数といった指標を一目で確認でき、どの時間帯に電話が集中しているか、どれくらいAIが対応できているかが分かります。
導入後の「使われている実感がない」「どんな問い合わせが来ているか分からない」という不安を解消するのが、上記のような見える化された管理機能です。
ダッシュボードでは以下のような情報を確認できます。
- 日別・時間帯別の会話数
- よくある質問のランキング
- キーワードの出現頻度
- 実際の会話履歴（音声内容）
これにより、以下のような改善がしやすくなります。
- 問い合わせ傾向を見て、FAQやホームページをアップデート
- 時間帯ごとの傾向を知ることで、スタッフの配置や患者対応を効率的に行える
- 患者ニーズを把握して、診療内容や接遇の質向上につなげる
AI電話を“導入して終わり”にせず、継続的に活用していくための仕組みが整っています。
5. クリニック向けAI自動応答サービス「NOMOCa-AI call」の強み
よくあるAI電話サービスとの違い（会話精度・対応範囲など）
NOMOCa-AI callは、医療業界特化型のAI電話サービスとして、他の汎用型サービスと一線を画しています。
特に注目すべきポイントは、自然でスムーズな音声会話を実現する高度な音声AI技術です。
たとえば、「これ本当にAI？」と驚かれるほど滑らかな受け答えが可能で、機械的な違和感を感じにくい設計になっています。
また、タッチ操作やプッシュボタンが不要なので、高齢の方にも使いやすく、日常の会話と同じ感覚でやり取りが完結します。
対応できる質問の範囲も広く、以下のような内容まで柔軟に対応できます。
- インフルエンザワクチンの料金
- 予防接種の種類
- 院内の場所やアクセス
- 支払い方法
- 胃カメラなどの検査情報
診療科ごとのカスタマイズも可能なので、専門性の高い問い合わせにも自動で対応でき、業務の質を損ないません。
電話履歴を活用した業務改善とHP最適化
NOMOCa-AI callには、すべての通話内容を記録・分析できる機能が備わっています。この履歴情報は、クリニックの運営改善にとって非常に重要なヒントになります。
たとえば、通話履歴から「患者がよく聞いてくる質問」を特定し、よくある質問（FAQ）を見直したり、ホームページの掲載内容を改善することができます。
さらに、FAQはAIが自動で生成・登録してくれるので、常に最新の情報で患者対応ができる環境を保つことが可能です。
例えば、こんな活用が可能です。
- 質問件数の多いテーマの把握とHP改善
- NGワード登録による無駄な問い合わせの削減
- 時間帯別・曜日別の問い合わせ傾向の可視化
「患者が何に不安を感じ、何を求めているのか」がデータで見える化されることで、クリニックの対応力と満足度がぐんと高まります。
導入が進む背景と評価されるポイント
NOMOCa-AI callが多くのクリニックで導入されている背景には、明確な導入メリットがあります。
- 月間約59時間分の電話対応時間をカット
- 年間で約105万円のコスト削減※
- 24時間365日対応で、診療時間外の機会損失を回避
※上記の時間削減やコスト効果は、都内の人件費水準をもとに算出した一例です。実際の効果はクリニックの規模や運用状況によって異なります。
電話の受電内容の多くが「予約」や「場所確認」など簡単な内容であるにも関わらず、スタッフの手間や時間を取られている現状を改善できます。
さらに、導入までのプロセスも簡潔です。
- 電話工事不要、すべてオンラインで設定完結
- 申込から最短4週間で運用開始
- 現在の電話番号をそのまま使いたい場合も転送設定で対応可能
「忙しい受付の負担を軽減したい」「スタッフの離職率を下げたい」と考えているなら、NOMOCa-AI callは最適な選択肢です。
6. まとめ：今こそ、自動応答サービスで電話対応の悩みを解決しよう
電話対応に悩んでいるなら、AI自動応答サービスの検討を
診療が忙しい時間帯に限って、電話が集中する――
そんな状況に心当たりはありませんか？
- 保留対応ばかりで受付が回らない
- 電話対応の負担でスタッフが疲弊している
- 掛かってくる内容の多くが定型的な質問ばかり
このような現場の声に応えるために登場したのが、AI自動応答サービス「NOMOCa-AI call」です。「人でなくても対応できる電話業務」をAIに任せることで、スタッフの時間と心の余裕を取り戻せます。
電話対応をAIに置き換えることで…
- 受付の生産性が上がる
- 離職率の低下につながる
- 診療に集中できる体制が整う
クリニック運営をよりスマートにしたいと感じているなら、今がまさに導入のタイミングです。
もっと詳しく知りたい方へ：資料請求・お問い合わせ方法
NOMOCa-AI callに興味を持たれた方へ、導入前に安心して検討いただけるよう、詳細の資料やデモ体験の機会をご用意しています。
- 「実際の会話はどれくらい自然なのか？」
- 「導入までにどんな準備や設定が必要なの？」
- 「他のクリニックはどう活用してる？」
こうした疑問は、無料の資料請求や会話デモ体験を通して具体的に確認できます。
さらに、デモ体験ではAIが応答する音声を実際に聞いていただけるため、患者さんが受ける印象や会話のスムーズさをその場で確かめることが可能です。単なる説明資料ではわからない「体感」を事前に得られることで、導入後のイメージがぐっと具体的になります。
まずは資料を取り寄せて、AI電話自動応答サービスが自院の業務にどのようにフィットするのかをイメージしてみてください。
