「人件費は増えるのに、現場の負担は減らない。」
そんな静かな悩みを抱えるクリニックは少なくありません。
電話対応で作業が中断され、同じ説明を何度も繰り返し、スタッフの時間がどんどん奪われていく。こうした見えないコストこそが、実は経営をじわじわ圧迫しています。
本記事では、この隠れたコストを無理なく削減するために、まず整えるべき業務の土台づくりから、オンライン予約・FAQ・AI電話を活用した具体的な改善ステップまでをわかりやすく解説します。人件費・時間・機会損失という3つのムダを減らし、スタッフの働く時間を取り戻すことで、現場の空気が大きく変わっていきます。
「忙しいを当たり前にしないために。」今日から始められるコスト削減のヒントをお届けします。
目次
1.業務の「土台づくり」で進めるクリニックの効率化ポイント
効果的なコスト削減は、大きな改革に踏み切る前に、まず「足元を固めること」から始まります。クリニックの日常業務には、気づかないうちに積み重なるムダや非効率が多く、実は少しの工夫だけでも大きな改善につながる領域がたくさんあります。
まず最初に取り組みやすいのが、業務の「見える化」です。難しい仕組みは不要で、たとえば一週間だけ受付スタッフや事務スタッフの作業を簡単に書き出してみるだけでも、「こんなに同じ作業に時間を使っていたのか」と驚くほどの気づきが得られます。どの業務が負担となっているのかを把握することが、改善のスタートラインです。
次に、無理なく取り組めるのが、業務の「標準化」です。手順がスタッフごとにバラついていると、対応の速さやミスの起きやすさにも差が出てしまいます。そこで、よく行う業務だけでもチェックリストをつくり、流れを誰でも分かるようにするだけで、新人でも迷わず対応でき、属人化の解消につながります。
さらに、紙文化が残っているクリニックなら、ペーパーレス化も効果的です。すべてをデジタル化しようとすると大変ですが、まずは「予約台帳」「問診票」など、手間が多いものからオンライン化するだけで、探す・転記する・保管するといった時間のロスが大きく減ります。スタッフ間で内容を共有しやすくなり、業務が途切れにくくなるメリットもあります。
また、院内で全ての業務を抱え込む必要はありません。たとえば電話代行や医療事務代行を一部だけ活用する、といった方法もあります。
すべてを外に出す必要はなく、「電話が集中する時間帯だけ任せる」など小さく始めるだけでも、スタッフが診療補助や患者対応にしっかり集中できる環境をつくれます。その結果、院内全体のサービス品質をさらに高めることにもつながります。
こうした改善を進める際に、特に意識しておきたいポイントは次の3つです。
業務を細かく分け、時間を数値化して負担の大きさを把握する
難しい分析は不要で、まずは「受付対応」「会計処理」「電話応対」など大まかなカテゴリごとに、その日何件対応したかだけをメモするところから始めれば十分です。実際の現場では、1件ごとにストップウォッチで時間を測るのは現実的ではないため、件数を記録したうえで「1件あたりだいたい○分」という目安を使って計算すれば、負担の大きさは正確に見えてきます。
また、毎日すべてを記録する必要もなく、週ごとに月曜は受付、水曜は電話といった形で担当とカテゴリーを決めて計測する方法なら、受付スタッフの負担も少なく、ムリなく続けられます。
こうした簡易的な記録だけでも、「午前だけで電話が15件来ていた」「この業務が実は1日の多くを占めていた」など、改善すべきポイントが自然と浮き彫りになります。
手順を統一し、更新し続ける「動くマニュアル」にする
まずは、よく行う業務から「誰がやっても同じようにできる状態」をつくることが大切です。たとえば、受付の流れや会計処理、電話での受け答えなど、普段よく発生する作業を簡単なステップにまとめるだけでも、業務のブレが減り、作業スピードが安定します。新人が入っても迷わず対応できるようになり、教育コストの削減にもつながります。
さらに、マニュアルは一度作って終わりではなく、診療内容の変更や制度改定、現場の気づきに合わせて随時アップデートしていくことが重要です。
「よくある質問を追加する」「新しい運用が定着したら反映する」といった小さな改善を重ねることで、マニュアル自体が現場に合わせて進化する、共有のマニュアルになります。
この仕組みが整うと、属人化が解消されるだけでなく、スタッフ全員が迷いなく同じ基準で動けるようになり、結果として作業の無駄や業務ミスが自然と減っていきます。
デジタル化できる作業はオンライン化し、スタッフの負担を軽くする
紙の予約台帳や問診票を、そのまま全て置き換える必要はなく、まずは予約の受付だけオンライン化する、問診票を来院前に入力できるようにするといった小さな導入でも大きな効果があります。患者情報を紙からシステムへ「転記する手間」がなくなり、探し物の時間や書類の保管スペースも不要に。
たとえば、「予約台帳をめくって確認する時間がなくなる」「問診内容を読み間違えるミスが減る」といった形で、スタッフの時間ロスとヒューマンエラーを同時に削減できます。
この3つの土台が整えば、その後に導入する自動化ツールやAIの効果は一気に高まり、無理なく続けられる業務改善につながっていきます。
2.なぜ今、クリニックに「コスト削減」が必要なのか
クリニックは、日々の診療を支えるために多くの業務を抱えています。どれだけ患者数が増えても、必ず直面するのが「人の負担」「時間の消耗」「仕組みの限界」です。
まず大きな課題となるのが、人件費です。受付スタッフや看護師の給与に加えて、社会保険料・福利厚生費・採用や研修にかかる費用まで含めると、固定費は年々増加しています。加えて医療業界全体の人材不足が進行しており、「必要な時期だけ人員を増やす」といった柔軟な運用が難しく、結果として人件費は膨らみ続けています。
次に、日常業務の中で見えにくい負担として積み重なるのが電話対応です。予約変更、健診案内、検査結果の問い合わせなど、診療時間中に鳴り続ける電話はスタッフの手を止め、受付・会計・案内が遅れる原因になります。自社調査でも、※86.3％のクリニックが電話対応を負担に感じており、通話内容の約8割が「予約に関する定型的な問い合わせ」という結果が出ています。
さらに、電話の取りこぼしや待ち時間の長さは、気づかないうちに「機会損失」を生んでいます。新患が予約を断念してしまったり、待ち時間のストレスによってリピート率が低下したりと、数字には表れない損失が積み重なっていくのです。
こうした状況を整理すると、クリニックの経営を圧迫している根本的な課題は次の3つに集約されます。
※弊社独自調査：歯科医師限定 受付・電話業務のAIの自動化に関するアンケート調査
（2025年3月11日～4月8日）
膨らみ続ける人件費
→ 採用難による給与高騰や社会保険料の増加により、受付・事務の人件費が固定費として重くのしかかり続ける状況。
日々の業務を奪う時間のロス
→ 予約変更や健診案内など定型電話が診療中に集中し、スタッフの手を止めて本来注力すべき受付・会計・患者対応の質を下げてしまう問題。
見えにくいが確実に失われる機会損失
→ 電話の取りこぼしや長い待ち時間によって、新患予約の損失やリピート率低下といった目に見えない売上減が積み重なるリスク。
この3つをどう減らしていくかが、クリニック経営の安定化に直結するテーマとなります。
3.電話対応のムダを減らすための改善ステップ
電話対応は、クリニックの中でも特に効率化しやすく、改善効果が最も早く表れる業務です。そこで、段階的に取り組める 3つのステップ として整理すると、次のようになります。
ステップ1：オンライン予約・Web問診票で電話の数そのものを減らす
まず最初に取り組みたいのは、患者が電話で問い合わせる必要そのものを減らすことです。オンライン予約やWeb問診票を整備すれば、予約変更・確認・問診の入力など、電話でやり取りしがちな作業を来院前に完結できるようになります。
患者は 24 時間いつでも自分の都合に合わせて手続きができるため、「朝イチに電話が集中してつながらない」「午後の診療開始前に電話が鳴り続ける」といった混雑も起きにくくなります。
また、入力ミスや聞き間違いも減り、スタッフ側もスムーズに受付が行えるようになります。1日30〜60分の電話対応が不要になるだけでも、月間では15〜30時間、年間では200時間以上の削減に相当し、その分を診療補助や患者対応に回せるようになります。
ステップ2：FAQを整備して「患者が迷わず自己解決できる導線」をつくる
次に進めたいのが、よくある問い合わせを整理し、Webページで見つけやすい形にまとめることです。
「診療時間」「ワクチンの種類」「検査前の注意」「持ち物」など、ほぼ毎日繰り返される質問を FAQ として掲載するだけで、患者が電話をかけなくても自分で情報を確認できるようになります。
ポイントは、「探しやすさ」と「理解しやすさ」を意識すること。
カテゴリーを分けたり、表現をシンプルにしたりするだけで、患者は迷わず必要な情報にたどり着けます。
その結果、スタッフが電話に手を止める回数が確実に減り、受付業務の流れが大きく改善されます。「同じ質問への繰り返し対応」から解放されるだけでも、精神的な負担は大幅に軽くなります。
ステップ3：AI電話で「よくある質問」を自動化し、スタッフの業務中断をゼロに近づける
ステップ1・2で「そもそもの電話」が減ったあと、最後に導入したいのが AI電話による一次受けの自動化です。
オンライン予約やFAQを用意しても、一定数の電話は必ず残ります。特に診療時間中は、スタッフが会計・案内・カルテ準備の最中に電話を取ることになり、作業が中断されてミスや遅延の原因になることもあります。
AI電話なら、予約確認や健診案内などの定型的な内容を会話形式でそのまま自動応答できます。
患者の質問を聞き取り、案内し必要な場合だけスタッフが対応できるので、
- 「重要な電話だけ人が対応する」
- 「単純な質問対応はAIが担う」
という役割分担が自然とでき、作業が止められる回数が圧倒的に減ります。
これら3つのステップを段階的に組み合わせていくことで、電話対応に伴うムダが自然と減り、結果として受付の混乱が大幅に緩和されます。院内の流れ全体もスムーズになり、現場の負担とコストの両方を無理なく削減できるようになります。
4.NOMOCa-AI callで実現する「保留ゼロ」の受付業務
ここでご紹介したいのが、クリニック向けに設計されたAI電話応答サービス「NOMOCa-AI call」です。
このサービスの強みは、24時間365日、患者の電話に自然な会話で応対できること。ボタン操作は不要で、高齢者でもいつもの電話と同じ感覚で利用できます。
また、予約確認や健診案内、検査結果の説明など、よくある問い合わせはAIが自動で処理。
FAQの自動生成機能によって、最新の情報を正確に案内することも可能です。また、全ての会話はログとして記録され、どんな質問が多いのか、どの時間帯に電話が集中するのかなどを可視化できます。
また、予約確認や健診案内、検査結果の説明など、よくある問い合わせはAIが自動で処理。FAQの自動生成機能によって、最新の情報を正確に案内することも可能です。また、全ての会話はログとして記録され、どんな質問が多いのか、どの時間帯に電話が集中するのかなどを可視化できます。
NOMOCa-AI callでは、患者からの電話をAIがそのまま受ける「受動型」の応答に特化しており、予約確認や健診案内といった定型的な問い合わせを自動化できます。これにより、診療時間中に繰り返し対応していた電話の大部分がAIに置き換わり、スタッフが電話に拘束される時間が大幅に減っていきます。また、診療時間外の着信もAIが受け止めるため、取りこぼしが減り、売上機会の損失を最小限に抑えられます。
実際に導入したクリニックでは、次のようなメリットが得られています。
- 月59時間、年間105万円相当の電話対応コスト削減
- スタッフが患者対応や診療補助に専念できる
- 診療時間外でも予約を取りこぼさない安心感
「電話が鳴るたびに手が止まる」という状況を根本から変えられるツールです。
5.まとめ
クリニックのコスト削減で最も重要なのは、単に支出を減らすのではなく、日々の業務の中で失われている「スタッフの時間」を取り戻すことです。電話応対や定型の案内業務は、見えにくいながらも大きな人的コストを生む領域であり、ここにAIを活用することで削減効果が最も早く現れます。
AIが予約確認や問い合わせ対応といった反復的な電話業務を担うことで、診療中の中断が減り、スタッフの作業効率は大きく向上します。その結果、残業時間の削減、採用コストの抑制、教育コストの減少といった「固定費の見直し」にも直結します。また、AIが蓄積したデータをもとに業務フローを見直すことで、ムダの削減と再発防止ができ、運営の安定化にもつながります。
こうしたコスト削減の取り組みを実践的に支えるのが NOMOCa-AI call です。定型的な電話応対をAIが代行することで、受付の負担が大幅に減り、人的コストの削減と業務の効率化を同時に実現できます。
コストを無理なく削減しながら、現場の余裕を取り戻したいクリニックは、まずNOMOCa-AI callの資料をご覧いただき、AI活用による具体的なコスト削減効果を確認してみてください。
