【クリニックのマルチタスクによる負担の削減を実現する6つの方法】具体的な対策を紹介

1.クリニックがマルチタスクに陥りやすい背景

クリニックがマルチタスクに陥りやすいのはなぜでしょうか。その理由の一つに、慢性的な人手不足があります。

医療業界では以前から人材確保が課題となっており、特に受付スタッフや医療事務、看護師の採用に苦戦している医療機関も少なくありません。一方で、患者から求められるサービスの水準は高まっており、限られた人員で多くの業務をこなさなければならない状況が続いています。※

その結果、一人のスタッフが複数の役割を担うことが当たり前になっています。

例えば受付スタッフの場合、患者の受付対応をしながら電話応対を行い、その合間に会計処理や予約管理も進めなければなりません。

実際に、クリニックでは以下のような業務が同時進行で発生することがあります。

また、クリニックには毎日多くの問い合わせが寄せられることも要因です。

診療時間や休診日、アクセス方法、予約の取り方など問い合わせ内容はある程度共通していますが、診療時間外や休診日はもちろん、電話が集中しやすい診療開始直後や昼休み前後のピークタイムでも、スタッフが対応しきれず取りこぼしが発生するケースも少なくありません。

このような環境が続くと、業務ミスの増加や残業時間の増加、さらにはスタッフの疲弊や離職につながる可能性があります。そのため、クリニックではマルチタスクを前提とするのではなく、できる限り負担を軽減する仕組みづくりが求められています。

※厚生労働省 「医療・福祉サービスの提供の在り方及び人材確保に関する今後の方向性」

2.クリニックのマルチタスクによる負担を減らす6つの方法

クリニックのマルチタスクによる負担を軽減するためには、業務の進め方や運用体制を見直すことが重要です。日々の業務の中には、工夫次第で効率化できるものや、システムを活用することで負担を減らせるものも少なくありません。

ここでは、クリニックのマルチタスクを軽減するために取り組みたい6つの方法を紹介します。

業務の見える化を行う

マルチタスクの負担を減らすためには、まず現在の業務状況を正しく把握することが重要です。

日々の業務を振り返ると、実は必要以上に時間をかけている業務や改善できる業務フローが見つかることがあり、どの業務にどれだけの時間がかかっているのかを可視化することで、効率化の余地が見えてきます。

また業務内容を整理することで、スタッフごとの負担の偏りや、不要な作業の存在に気付けることもあります。現状を把握することは、業務改善の第一歩といえるでしょう。

業務マニュアルを整備する

スタッフごとに対応方法が異なると、確認作業や引き継ぎに時間がかかりやすくなります。

受付対応や予約受付、会計処理などの業務手順を統一することで、誰でも同じ品質で業務を進められるようになります。特定のスタッフに業務が集中することを防ぎやすくなるため、負担の分散にもつながります。

また、新人スタッフの教育時間を短縮できる点もメリットです。業務マニュアルを整備することで、院内全体の業務効率向上が期待できます。

情報共有の仕組みを見直す

クリニックではスタッフ間の情報共有が欠かせません。しかし、口頭での伝達が中心になっている場合、伝え忘れや確認漏れが発生するリスクがあります。

必要な情報をすぐに確認できる環境を整えることで、業務の停滞を防ぎやすくなります。

例えば、院内チャットツールや情報共有システムを活用すれば、スタッフ間でスムーズに情報を共有できるようになります。情報を探す時間や確認作業の削減にもつながるでしょう。

問い合わせ内容を分析する

クリニックに寄せられる問い合わせの多くは、診療時間や休診日、アクセス方法などのよくある内容です。

同じ質問が何度も繰り返されている場合は、ホームページやFAQページの内容が十分に伝わっていない可能性があります。

問い合わせ内容を分析し、患者が知りたい情報を分かりやすく掲載することで、問い合わせ件数そのものを減らせる場合があります。結果として、電話対応にかかる時間の削減につながり、スタッフの負担軽減が期待できます。

定型的な業務を自動化する

予約管理や会計処理など、毎日繰り返し発生する定型的な業務は積極的に自動化を検討したい業務です。

人が行う必要のない作業をシステムに任せることで、スタッフは患者対応や診療サポートなど、本来注力すべき業務に集中できるようになります。

また、自動化によって業務を安定して進めやすくなるため、ミスの削減やヒューマンエラーの防止にもつながります。業務効率化だけでなく、サービス品質向上の観点からも有効な取り組みです。

DXツールを活用する

近年はクリニック向けのDXツールが数多く登場しています。

Web予約システムや電子カルテ、自動精算機などを活用することで、受付業務や事務作業の効率化が可能になります。さらに、AIを活用したツールも普及し始めており、患者対応の自動化や問い合わせ対応の効率化を実現する医療機関も増えています。

デジタル技術を活用して業務を効率化することは、マルチタスクによる負担軽減だけでなく、患者満足度向上やスタッフの働きやすさ向上にもつながるでしょう。

3.クリニックのマルチタスクによる負担を減らすための5つのツール

マルチタスクの負担を軽減するためには、業務改善とあわせてツールを活用することも重要です。

近年はクリニック向けのさまざまな業務効率化ツールが登場しており、受付業務や会計業務、情報共有などをサポートしています。

ここでは、クリニックのマルチタスク対策として活用したい5つのツールを紹介します。

Web予約システム

多くのクリニックで導入が進んでいるのがWeb予約システムです。

電話で受け付けていた予約業務をオンライン化することで、患者は24時間いつでも予約を取れるようになります。予約変更やキャンセルも患者自身で行えるため、受付スタッフの負担軽減につながります。

また、診療時間外でも予約受付が可能になるため、患者の利便性向上や予約機会の損失防止も期待できます。

自動精算機

自動精算機も業務効率化に効果的なツールの一つです。

会計業務は受付業務の中でも特に時間がかかりやすく、混雑の原因にもなるだけでなく自動精算機を活用することで会計処理がスムーズになり、スタッフの負担軽減や患者の待ち時間短縮が期待できます。

さらに、現金管理の負担軽減や会計ミスの防止にもつながるため、近年導入するクリニックが増えています。

電子カルテ

電子カルテも欠かせない存在です。

紙カルテでは情報の検索や共有に時間がかかることがありますが、電子カルテであれば必要な情報へ迅速にアクセスできます。

診療履歴や患者情報を効率的に管理できるため、診療と事務作業の両面で効率化が期待できます。院内全体の業務スピード向上にも貢献するツールです。

院内コミュニケーションツール

スタッフ間の情報共有を効率化したい場合には、院内コミュニケーションツールの活用も有効です。

クリニックでは診療や受付対応の合間に情報共有を行うことが多く、口頭での伝達に頼るケースも少なくありません。しかし、口頭でのやり取りだけでは伝達漏れや確認ミスが発生する可能性があります。

院内チャットなどのコミュニケーションツールを導入することで、必要な情報をリアルタイムで共有しやすくなり、業務の流れを止めることなく対応できるようになります。

AIチャットボット

近年、クリニックの業務効率化ツールとして特に注目を集めているのがAIチャットボットです。

クリニックには毎日、診療時間や休診日、アクセス方法、予約方法などに関する問い合わせが数多く寄せられます。これらの問い合わせは比較的シンプルな内容であることが多いものの、電話が鳴るたびにスタッフの手が止まり、目の前の患者対応や会計業務が中断されてしまいます。

特に診療開始前後や昼休み前後などは問い合わせが集中しやすく、電話対応だけでスタッフの負担が大きくなることもあります。

AIチャットボットを導入することで、こうした問い合わせに自動で対応できるようになります。患者は好きなタイミングで疑問を解消でき、スタッフは電話対応に追われることなく業務に集中しやすくなります。

4.クリニックのマルチタスクによる負担を減らすならNOMOCa-AI chat

ここまで紹介してきたように、クリニックのマルチタスクを軽減するためには、業務フローの見直しやツールの活用が欠かせません。

そこで注目されているのが、クリニック特化型AIチャットボット「NOMOCa-AI chat」です。

NOMOCa-AI chatは、クリニックのホームページやFAQをもとに患者からの問い合わせへ自動で回答できるサービスです。診療時間や休診日、アクセス方法、予約方法などのよくある質問に24時間365日対応できるため、電話対応の負担軽減が期待できます。

患者は知りたい情報をチャット上でいつでも確認できるため、電話をかける手間がありません。一方でクリニック側は、これまで電話対応に割いていた時間を削減できるため、患者対応や会計業務に集中しやすくなります。

さらに、NOMOCa-AI chatは問い合わせ内容を分析できるため、患者がどのような情報を求めているのかを把握しやすくなります。問い合わせが多い内容を可視化することで、ホームページの改善やFAQの充実にも活用でき、問い合わせそのものを減らす取り組みにもつなげられるでしょう。

クリニックのマルチタスクを完全になくすことは難しいかもしれません。しかし、電話対応や問い合わせ対応にかかる負担を減らすことで、スタッフが本来注力すべき患者対応や診療サポートに集中できる環境づくりは可能です。

近年は、「人を増やして解決する」だけでなく、「限られた人数でも効率的に運営できる環境を作る」という考え方が重要になっています。その中で、NOMOCa-AI chatは、業務の負担軽減と残業時削減を支える、新しい選択肢として注目されています。

※なお、本サービスは東証プライム市場に上場している株式会社GENOVAが提供しています。GENOVAはクリニック向け自動精算機で業界No.1シェアを誇り、医療現場の業務フローを熟知したうえでAIチャットボットを設計している点も特徴の一つです。

実際に「NOMOCa-AI chat」に掲載した医院の導入事例の紹介

■予約システムの改善だけでなく、電話対応の削減を実現！神保町整形外科

東京都千代田区で地域医療を支えている神保町整形外科（https://jimbocho-seikei.com/）では、以前から電話対応の多さが課題となっていました。診療時間中も予約確認や診療に関する問い合わせが絶えず、受付スタッフが電話対応に追われることで、患者対応や院内業務に十分な時間を確保しづらい状況が続いていたといいます。

そこで導入したのが、NOMOCa-AI chatです。

Webサイト上にAIチャットを設置したことで、患者は24時間いつでも問い合わせできるようになり、「予約方法」「変更・キャンセル」「診療内容」などの質問に自動で対応できる体制が整いました。特に、問い合わせ内容を分析した結果、「予約」に関する質問が非常に多いことが分かり、予約システムそのものを見直すきっかけにもつながっています。

その結果、患者がよりスムーズに予約できるようになり、電話問い合わせは大幅に減少。受付スタッフが電話対応に追われる場面も少なくなり、診療補助や患者対応に集中しやすい環境が整いました。

さらに、AIチャットに蓄積されたデータを活用することで、患者が求めている情報を把握し、ホームページや案内の内容の改善にも活かされ、現在では業務効率化だけでなく、患者満足度向上にもつながる取り組みとして活用されています。



➤導入事例インタビューはこちら

■よくある内容の電話対応を減らし、スタッフの負担軽減に！浅井耳鼻咽喉科医院

神奈川県横浜市で診療を行う浅井耳鼻咽喉科医院（https://www.asai-ent.jp/pc/）では、以前から診療時間中の電話対応の多さに課題を抱えていました。特に「予約方法」「初診の流れ」といった問い合わせが繰り返し発生しており、受付スタッフが常に電話対応に追われる状況が続いていたといいます。

そこで導入したのが、NOMOCa-AI chatです。

導入したことで、患者は24時間いつでも必要な情報を確認できるようになり、「予約」「初診」などのよくある質問にも自動で対応できる体制が整いました。その結果、診療時間中の電話対応が大幅に軽減され、スタッフが診療や患者対応に集中しやすい環境づくりにつながっています。

実際に、AIチャットには10月は77件、11月で68件、12月だと98件の質問が寄せられており、継続的に活用されていることが分かるようになり、患者自身が必要な情報をスムーズに取得できるようになったことで、問い合わせ対応の利便性向上にもつながっています。

このように、NOMOCa-AI chatの導入によって電話対応の負担軽減だけでなく、スタッフの業務効率化や患者満足度向上も実現。限られた人員でも運営しやすい体制づくりにつながっています。

➤導入事例インタビューはこちら

5.まとめ ークリニックのマルチタスクによる負担も、AIで改善ー

クリニックでは、人手不足や患者ニーズの多様化により、一人のスタッフが複数の業務を担う場面が少なくありません。受付対応や会計業務、予約管理に加え、電話対応まで並行して行うことで、マルチタスクが常態化している医療機関も多いでしょう。

特に、クリニックに寄せられるよくある問い合わせは、スタッフの負担が集中しやすい業務の一つです。診療時間や休診日、予約方法などの問い合わせは日常的に発生するため、電話対応が業務を中断させる要因になっているケースも少なくありません。

NOMOCa-AI chatは、クリニックに特化したAIチャットボットとして、24時間365日の問い合わせ対応を実現し、スタッフの業務負担軽減をサポートします。

電話対応による業務の中断を減らしながら、患者満足度向上や予約機会の創出にもつなげられるため、マルチタスクによる負担に課題を感じているクリニックにとって有効な選択肢となるでしょう。

まずは資料をご覧いただき、NOMOCa AI chatの活用イメージをご確認ください。

監修：
緒方 誠人（株式会社GENOVA専属ライター）

プロフィールをもっと見る

2023年に入社。営業職として活躍後、株式会社GENOVAのマーケティング戦略を実行。現在は、専属ライターとしてオウンドメディアの記事制作やメルマガ配信など、コンテンツマーケを包括的に担当。これまで得た知見を活かし、医療機関の業務効率化やDX推進に寄与する信頼性の高い情報発信に努めている。