「また電話が鳴っている」「今は対応できないのに……」
受付に立つたび、そんな状況が当たり前になっていませんか。
診療時間や予約確認など、毎日同じ内容の電話が重なり、来院患者の対応が後回しになる。結果として待ち時間が伸び、スタッフは疲弊し、患者にも不満が残ってしまう。これが多くのクリニックで起きている現実です。
受付電話を減らすことは、単に業務を楽にするためではありません。スタッフが落ち着いて本来の対応に集中でき、患者にとっても「通いやすいクリニック」を取り戻すための第一歩です。
本記事では、すぐに取り入れやすい工夫や、電話に頼らない受付体制を作る考え方までを3つのポイントから現場目線で分かりやすく解説します。
目次
1. なぜ今「受付電話を減らす」必要があるのか
クリニックにかかってくる電話は、診療時間・アクセス・支払い方法・予約の流れなど、毎日似た内容が繰り返されることが少なくありません。
電話対応が増えると、次のような問題が起こりやすくなります。
- 受付業務が滞る：来院患者の受付処理や会計が後回しになり、待ち時間が伸びやすくなる
- スタッフの疲労・ストレスが増える：作業を中断して“即時対応”が求められるため、集中力が削がれ、精神的な負担も大きくなる
- 電話がつながらない不満が出る：患者は何度もかけ直す必要があり、不便さが受診意欲に影響することもある
こうした状態が続くと、患者側は「連絡が取りづらいクリニック」という印象を持ちやすくなり、満足度が徐々に下がっていきます。
一方でスタッフ側も、電話が鳴るたびに業務が中断される環境に疲弊しやすく、忙しさやストレスが積み重なることで、モチベーション低下や離職リスクの高まりを招く原因にもなり得ます。
また、電話対応の負荷は受付の滞留を招きやすく、結果として待ち時間の長期化や対応の慌ただしさを生み、患者体験（待ち時間・スムーズさ）に影響する点で見過ごせません。
だからこそ、受付電話を減らすことは単なる省力化ではなく、スタッフが働きやすい環境を守りながら、患者満足度を維持・向上させていくための重要な施策だといえます。
2.受付電話を減らすためにできる基本施策
受付電話を減らすコツは、電話応対のスキルを高めることではありません。「電話をかけなくても疑問が解決する流れ」を先に用意することが、もっとも現実的で効果的な方法です。
ここでは、多くのクリニックで取り入れやすく、成果につながりやすい3つを紹介します。
FAQページで「確認のための電話」を減らす
受付電話の多くは、診療時間や休診日、アクセス方法、支払い方法といった毎日同じように聞かれる内容です。これらをFAQとしてまとめておくことで、患者は電話をかける前に自分で確認できるようになります。
たとえば「今日の診療は何時までですか？」という質問も、トップページからすぐ見つかるFAQに明記されていれば、わざわざ電話する必要はありません。
ここで大切なのは、探しやすさと情報の新しさです。
FAQがメニューの奥にあったり、祝日診療や臨時休診の情報が更新されていなかったりすると、「念のため確認しよう」と電話につながってしまいます。トップページから1クリックで確認でき、変更があればすぐ反映できる運用を作ることで、確認目的の電話は着実に減っていきます。
LINE公式アカウントで「いつでも見られる相談窓口」を作る
患者が普段使い慣れているLINEは、電話の代わりに情報を届ける手段として非常に有効です。LINE公式アカウントに診療時間やアクセス、予約ページへの導線を用意しておけば、患者は思い立ったタイミングで気軽に確認できます。
たとえば夜間に「明日は何時から診療しているんだろう？」と感じたとき、電話はかけられなくても、LINEならすぐに確認できます。
また、項目も「診療時間／アクセス／予約／質問」などに絞るのがポイントです。選択肢がシンプルだと迷いにくくなり、結果として「分からないから電話する」という行動を防ぎやすくなります。
Web予約で「予約に関する電話」を減らす
予約確認や空き状況の問い合わせ、初診時の流れなど、予約に関する電話は受付業務の中でも負担になりやすい対応です。電話でのやり取りは一件ごとの対応時間が長くなりがちで、混雑する時間帯には受付全体の流れを止めてしまう原因にもなります。
Web予約を導入し、スマホから空き状況の確認や予約まで完結できるようにすると、こうした電話は大きく減らせます。たとえば「今日の午後、空いていますか？」という問い合わせも、Web予約ページで空き枠が確認できれば、電話をかける必要はありません。
さらに、ホームページやLINEなど複数の入口から予約ページへスムーズに誘導できるようにしておくと、患者が迷わず予約まで進めるようになります。
「予約したいのに電話がつながらない」といった機会損失を防ぐうえでも、予約導線を分かりやすく整えておくことは重要です。
3. AIチャットボットで受付電話を減らす仕組みづくり
受付電話の対応を減らしていく中で、次に検討したい選択肢の一つがAIチャットボットです。
AIを活用する目的はシンプルで、これまで電話で対応していた定型的な問い合わせを自動化し、スタッフが本来注力すべき対応に集中できる環境を整えることにあります。
ここでは、受付業務の負担を軽くするという視点から、AIチャットボットを活用する際に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
よくある質問に24時間自動応答できる状態を作る
クリニックにかかってくる電話の多くは、診療時間・アクセス・支払い方法・持ち物・受診の流れなど、あらかじめ答えが決まっている内容です。こうした質問にAIが即時回答できるようになると、「確認するためだけの電話」は自然と減っていきます。
ここで大切なのは、最初からすべての質問に対応しようとしないことです。
まずは問い合わせの多い項目から対応し、実際の質問ログを見ながら少しずつ内容を充実させていくことで、誤った回答を防ぎつつ、着実に電話削減の効果を高められます。
たとえば、「診療時間は何時までですか？」「予約は必要ですか？」といった問い合わせがAIで完結するようになるだけでも、忙しい時間帯の電話対応は大きく減っていきます。
予約ページへスムーズにつなぎ、電話での予約確認を減らす
AIチャットボットの強みは、質問に答えるだけでなく、次に患者が取りたい行動まで自然に案内できる点にあります。
「予約したい」「空いている時間を知りたい」といった入力に対して、初診・再診・検査などの目的に応じた予約ページへ案内できると、電話で予約を確認する必要がなくなります。
これにより、「空き状況を聞くための電話」や「予約方法が分からずかけてくる電話」が減り、受付スタッフの負担も軽くなります。
患者にとっても、電話がつながるのを待たずに予約できるため、ストレスなく受診準備を進められるようになります。
診療時間外の問い合わせを受け止め、翌日の電話対応をラクに
受付電話が増えやすい理由の一つに、診療時間外に解決できなかった疑問が、翌日にまとめて電話としてかかってくることがあります。
AIチャットボットを活用すれば、夜間や休診日でも基本的な質問や予約案内ができるため、翌日の電話対応が集中しにくくなります。
一方で、症状に関する相談など、AIで対応すべきでない内容もあります。その場合は無理に自動化せず、翌営業日にスタッフが対応する仕組みを用意しておくことで、患者の安心感と運用の現実性を両立できます。
このように、AIチャットボットは単なる便利なツールではなく、「電話をかけなくても疑問が解決する流れ」を受付に組み込むための仕組みです。
クリニックの受付電話を減らす方法を考えるうえで、AIチャットは受付導線そのものを見直すための重要な選択肢といえるでしょう。
こうした考え方を実際のクリニック運営に落とし込む際、「具体的にどう始めればいいのか」と感じる方も多いのではないでしょうか。
ここからは、クリニックに特化して設計された NOMOCa-AI chat を例に、これまでに紹介してきた取り組みを、現場で無理なく実践するためのイメージを見ていきます。
4. NOMOCa-AI chatで実現する「電話に頼らない受付体制」
ここまで紹介してきた「受付電話を減らすための考え方」を、クリニックの現場で無理なく実行できる形にまとめたのが「NOMOCa-AI chat」です。
診療時間やアクセス、予約方法、よくある質問など、受付電話の多くを占める問い合わせに対して、24時間365日、自動で対応できる仕組みを提供しています。
「電話が鳴る前に、患者の疑問が解決している状態」を作ることが、NOMOCa-AI chatの大きな役割です。
クリニックごとに情報を反映し、ズレの少ない回答を実現する
受付電話が減らない理由の一つに、「ホームページには書いてあるが、患者には伝わっていない」「医院ごとに細かいルールが違い、確認の電話が入る」といったケースがあります。
NOMOCa-AI chatでは、クリニックのホームページやFAQの内容をもとに回答を行うため、そのクリニック独自の診療ルールや案内内容を反映しやすい設計になっています。
診療時間や休診日、予約の流れなどを最新の状態に整えておくことで、「念のため確認したい」という電話を減らしやすくなります。
情報の元データをきちんと整備・更新することが、回答精度を高め、結果として受付電話削減につながるポイントです。
LINEやWebから自然に誘導し、問い合わせを電話以外で完結させる
NOMOCa-AI chatは、LINE公式アカウントやWebサイトから利用できるため、患者は電話をかける前に質問できる窓口を持つことができます。
リッチメニューから「診療時間」「アクセス」「予約」「質問」といった項目に自然に誘導できれば、患者は迷わず必要な情報にたどり着けます。
たとえば、「今日の診療は何時まで？」「予約は必要？」といった疑問も、LINEやWeb上でその場で解決できれば、受付に電話がかかってくることはありません。
こうした導線を整えることで、問い合わせや予約が電話に集中する状態から、少しずつ分散されていきます。
導入後も改善を重ね、電話の削減効果を積み上げていく
AIチャットは、導入した時点で完成するものではありません。
実際に寄せられた質問ログを見ながらFAQを追加・修正していくことで、「電話がかかってきやすい内容」を一つずつ自動対応に置き換えていくことができます。
NOMOCa-AI chatでは、こうした運用を前提とした活用イメージやサポート体制も紹介されており、使いながら育てていくことで、受付電話を着実に減らしていく運用が可能です。
改善を重ねるほど、受付スタッフが電話に追われる時間は減り、その分、来院患者への対応や本来の業務に集中できる環境が整っていきます。
このようにNOMOCa-AI chatは、単にAIで自動応答するツールではなく、「電話をかけなくても困らない受付体制」をクリニックに根づかせるための仕組みです。
「クリニックの受付電話を減らす方法」を実践するうえで、現場に無理なく導入でき、効果を積み上げていける選択肢の一つといえるでしょう。
5.まとめ
受付電話の見直しは、いきなり大きな仕組みを変える必要はありません。段階的に整理して取り組むことで、無理なく、着実に効果を積み上げていくことができます。
まずは、FAQの整備やLINE公式アカウント、Web予約などを活用し、患者が電話をかけなくても疑問を解決できる導線を整えることが大切です。これだけでも、「確認のための電話」や「つながらないことへの不満」は少しずつ減っていきます。
そのうえで、AIチャットボットを活用し、診療時間やアクセス、予約方法といった定型的な問い合わせや予約案内を自動化することで、受付電話の件数をさらに抑えられるようになります。電話対応が減ることで、受付業務全体に余裕が生まれ、来院患者への対応にも集中しやすくなります。
こうした受付体制の見直しを、クリニックの業務に合わせて無理なく進められる仕組みとして提供しているのが NOMOCa-AI chat です。
日々の問い合わせ内容をもとに改善を重ねながら運用できるため、受付電話の削減と業務効率化を両立しやすい点も特長です。受付業務の改善を検討する際の参考として、具体的な進め方や活用イメージをぜひ資料でご確認ください。
