【クリニックの残業時間を削減する5つのポイント】スタッフの負担を軽減し、業務の効率化につなげる方法を解説

「診療時間は終わったのに、まだ帰れない…」

クリニックでは、診療後も会計処理やレセプト入力、電話の折り返し対応など、さまざまな業務が残り、残業が当たり前になってしまっているケースも少なくありません。特に近年は、人手不足や問い合わせ増加によって、受付スタッフや医療事務の負担はさらに大きくなっています。

本記事では、クリニックで残業が発生しやすい原因を整理しながら、受付負担を減らし業務の効率化につなげる具体的な方法について分かりやすく解説します。

1.クリニックの残業時間の現状

クリニックでは、診療時間が終わっても業務がすぐ終わるわけではないですよね。

患者対応が落ち着いたあとも、会計処理やレセプト入力、カルテ整理、翌日の準備など、さまざまな業務が残っています。

特に受付スタッフや医療事務は、どうしても業務が後ろ倒しになりやすい傾向があります。診療中は電話対応や来院対応に追われ、集中して事務処理を行う時間を確保しづらいため、結果として残業が発生してしまうのです。

厚生労働省の調査でも、医療・福祉業界では長時間労働や人手不足が継続的な課題として挙げられています。特に医療現場では、「限られた人数で多くの患者対応を行う」という構造上、スタッフ一人あたりの業務負担が大きくなりやすい状況があります。※


実際にクリニックでは、診療終了後も以下のような業務が残りやすく、これらが積み重なることで残業につながっているケースが少なくありません。

その一方で、クリニック側の体制は大きく変わっていないケースも多く、限られた人数で対応を続けているため、現場への負担が集中しやすくなっています。

また、医療業界では受付・医療事務の採用難が続いており、「募集しても応募が来ない」「教育できる余裕がない」といった声も少なくありません。少人数運営のクリニックでは一人あたりの業務量が増えやすく、結果として残業が常態化してしまうケースが増えています。



※ 厚生労働省「労働時間制度等に関する実態調査結果について」

2．クリニックの残業が常態化する4つの原因

クリニックの残業は、単純に「業務量が多いから」というだけではありません。実際には、日々の業務フローや運用体制の中に、残業が発生しやすい原因がいくつも存在しています。

ここでは、クリニックで残業が常態化しやすい代表的な4つの原因について解説します。

これらの要因が積み重なることで、診療後まで業務が残りやすくなり、慢性的な残業につながってしまうのです。

電話対応によって業務が中断されやすい 

クリニックの受付では、毎日のように多くの電話がかかってきます。

「駐車場はありますか？」「発熱がありますが受診できますか？」「ワクチン予約は可能ですか？」など、問い合わせ内容はある程度パターン化されているものの、その都度スタッフが対応する必要があります。

電話対応そのものは数分で終わるケースでも、問題はやっている業務が中断されることです。

たとえば、会計処理やカルテ入力をしている最中に電話が入ると、一度作業を止めなければならず、対応後に再度業務へ戻る際には確認作業が発生するため、結果として業務効率が低下しやすくなります。

これらが積み重なることで、日中に終わらなかった業務が残り、残業につながってしまいます。

業務の属人化によって負担が偏っている 

クリニックでは、「この業務はこの人しか分からない」という状況が発生しやすい傾向があります。

レセプト業務や特殊な予約対応、クレーム対応などが特定スタッフに集中してしまうと、その人の負担が大きくなりやすくなります。

その結果、「その人が帰れないと全体が終わらない」という状態になり、残業が慢性化しやすくなってしまいます。

また、属人化が進むと、新人教育にも時間がかかります。普段の業務を共有しづらくなることで、現場全体の効率が下がり、さらに残業が発生しやすい環境になるのです。

アナログ業務が多く作業工数が増えている 

現在でも、電話予約中心の運用や紙ベース管理を続けているクリニックは少なくありません。

もちろん、従来の運用方法には慣れているというメリットがあります。しかしその一方で、患者数や問い合わせ数が増えているにもかかわらず、運用体制が以前のままでは、スタッフの負担だけが増えてしまいます。

たとえば、電話予約のみで運用している場合、予約受付のたびにスタッフの対応時間が必要になります。さらに、予約変更やキャンセル対応も電話で受ける必要があるため、受付業務が圧迫されやすくなります。

また、紙での情報管理は確認や転記作業が増えやすく、入力ミス防止のためのチェック工数も必要になります。

こうした細かな作業が積み重なることで、診療後まで業務が残りやすくなってしまうのです。

改善したくても改善に手をつける余裕がない 

クリニックでは、「業務改善が必要だと分かっているけれど、着手する時間がない」というケースも多くあります。

特に忙しい現場ほど、目の前の患者対応を優先せざるを得ず、業務フローの見直しまで手が回りません。

その結果、非効率な運用が続き、古いやり方を変えられないまま、スタッフ負担だけが蓄積していきます。さらに、慢性的な残業が当たり前になると、「忙しいのは仕方ない」という空気が現場に生まれやすくなり、悪循環に陥ることがあるのです。

これらを見ると実際には、業務量そのものよりも、業務の進め方が原因になっているケースがあります。

だからこそ、単純に人を増やすだけではなく、「どの業務に時間がかかっているのか」「どこを効率化できるのか」を見直すことが、残業削減において重要になってくるのです。

3．クリニックの残業時間削減のためにできる5つのこと

クリニックの残業時間を削減するためには、単純に「早く仕事を終わらせる」のではなく、業務そのものを見直すことが重要です。

クリニックの残業削減につながりやすい5つのポイントを整理すると、以下のようになります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

電話対応を減らす 

クリニックの残業削減において、まず見直したいのが電話対応です。

受付では毎日のように、「駐車場はありますか？」「発熱でも受診できますか？」「予約変更できますか？」といった問い合わせが発生します。

一件ごとの対応時間は短くても、何度も電話対応が発生することで、結果として事務処理が後ろ倒しになりやすくなります。

そのため、患者が電話をしなくても必要な情報を確認できる環境を整えることが重要です。

ホームページにFAQを掲載したり、問い合わせ導線を整理したりするだけでも、受付負担は軽減しやすくなります。

Web予約を活用する 

電話予約中心の運用では、受付業務が圧迫されやすくなります。

特に診療中は、患者対応をしながら予約受付も行わなければならず、現場負担が大きくなりやすい傾向があります。

そこで重要になるのが、Web予約の活用です。

患者自身がWeb上で予約・変更・キャンセルを行えるようになることで、スタッフが対応しなければならない業務を減らしやすくなります。

また、患者側にとっても、「診療時間外でも予約できる」という利便性向上につながるため、満足度向上にもつながりやすくなります。

患者が情報を確認しやすい環境を整える 

患者からの問い合わせが増える原因の一つが、「必要な情報が分かりづらいこと」です。

たとえば、診療時間や持ち物、駐車場案内などが見つけにくいと、患者は電話で確認するしかありません。

逆に言えば、「電話しなくても分かる状態」を作ることで、問い合わせ件数は減らしやすくなります。

特に近年は、「LINEで確認したい」「Webですぐ知りたい」というニーズも増えているため、患者導線を整える重要性はさらに高まっています。

ホームページや予約ページの情報整理を行うだけでも、受付負担軽減につながるケースは少なくありません。

業務を標準化して属人化を防ぐ 

クリニックでは、特定スタッフしか対応できない業務が増えることで、残業が発生しやすくなるケースがあります。

そのため、業務の標準化も重要なポイントです。

マニュアル整備や対応フローの統一を行うことで、業務を共有しやすくなり、負担の偏りを減らしやすくなります。

また、属人化が解消されることで、新人教育もしやすくなり、結果として現場全体の業務効率向上につながります。

「この人がいないと回らない」という状態を減らしていくことは、残業削減だけでなく、安定したクリニック運営にもつながるのです。

AIを活用して患者対応を効率化する 

近年、特に注目されているのがAIの活用です。

以前は「AI」と聞くと、大規模なシステム導入をイメージするケースもありました。しかし最近では、クリニック向けに特化したサービスも増えており、比較的導入しやすくなっています。

特に相性が良いのが、患者対応の自動化です。

クリニックへの問い合わせ内容はある程度共通しているケースが多く、AIチャットボットによって自動対応しやすい特徴があります。たとえば、「診療時間を知りたい」「発熱でも受診できる？」 「駐車場はある？」といった問い合わせに24時間対応できるようになると、電話件数そのものを減らしやすくなります。

その結果、受付スタッフが本来業務に集中しやすくなり、残業削減につながりやすくなるのです。

最近では、AIチャットボットを導入し、受付の負担軽減や残業時間の削減を進める医療機関も増えています。なかでも、クリニック特有の問い合わせ対応や予約導線の案内に対応したサービスは、業務全体の効率化につながる手段として注目されています。 

4．クリニックの残業の削減に貢献！特化型AI「NOMOCa-AI chat 」

ここまでご紹介してきたように、クリニックの残業が発生する背景には、電話対応による業務中断や、繰り返し発生する問い合わせ対応、人手不足による業務負担の集中など、さまざまな要因があります。

その中で、近年注目されているのが、クリニック特化型AIチャットボット「NOMOCa-AI chat」です。

NOMOCa-AI chatでは、「駐車場はありますか？」「初診時に必要なものはありますか？」といったよくある問い合わせに24時間自動対応できます。患者はホームページ上ですぐに必要な情報を確認できるため、「とりあえず電話で聞こう」という状況を減らしやすくなります。

また、問い合わせ対応だけでなく、予約導線をスムーズに案内できる点も特徴です。患者がチャット上から予約ページへ進みやすくなることで、電話予約対応の負担軽減になり、残業時間の削減に貢献につながります。

また、NOMOCa-AI chatは一般的なチャットボットではなく医療機関向けに特化しているため、クリニックで頻繁に発生する問い合わせ内容に対応しやすく、導入後の運用イメージも持ちやすいため、比較的スムーズに活用しやすいサービスと言えるでしょう。

近年は、「人を増やして解決する」だけでなく、「限られた人数でも効率的に運営できる環境を作る」という考え方が重要になっています。その中で、NOMOCa-AI chatは、受付負担軽減と残業時間削減の両立を支える、新しい選択肢として注目されています。

実際に「NOMOCa-AI chat」に掲載した医院の導入事例の紹介

■人手不足の課題をAIで解決、患者対応に集中できる環境へ！品川ストリングスクリニック

東京都港区の品川ストリングスクリニック（https://shinagawasc.com/）では、以前から電話対応の多さが課題となっていました。診療時間中は予約確認や診療内容に関する問い合わせが頻繁に発生し、受付スタッフがその都度対応することで、会計処理や患者案内などの業務が中断されやすい状況だったといいます。

そこで導入したのが、NOMOCa-AI chatです。

これまで受付スタッフが対応していたよくある質問をAIチャットが担うことで、電話対応による業務中断が減少。その結果、スタッフが会計や患者対応など本来の業務に集中しやすい環境が整い、業務効率化や残業の削減にもつながっています。

また、患者側にとっても「診療時間外でも情報を確認できる」「電話をしなくても予約導線へ進める」といった利便性向上につながっており、患者満足度向上にも貢献しているだけでなく、AIチャット上に蓄積された問い合わせ内容を分析することで、患者がどのような情報を求めているのかを把握しやすくなり、ホームページ改善や案内内容の見直しにも活用されています。

単なる問い合わせの対応ツールではなく、受付の負担軽減や残業時間削減、さらには患者満足度向上を支える仕組みとして、NOMOCa-AI chatが活用されています。



➤導入事例インタビューはこちら

■よくある内容の電話対応を減らし、スタッフの負担軽減に！浅井耳鼻咽喉科医院

神奈川県横浜市で診療を行う浅井耳鼻咽喉科医院（https://www.asai-ent.jp/pc/）では、以前から診療時間中の電話対応の多さに課題を抱えていました。特に「予約方法」「初診の流れ」といった問い合わせが繰り返し発生しており、受付スタッフが常に電話対応に追われる状況が続いていたといいます。

そこで導入したのがNOMOCa-AI chatです。

導入したことで、患者は24時間いつでも必要な情報を確認できるようになり、「予約」「初診」などのよくある質問にも自動で対応できる体制が整いました。その結果、診療時間中の電話対応が大幅に軽減され、スタッフが診療や患者対応に集中しやすい環境づくりにつながっています。

実際に、AIチャットには10月は77件、11月で68件、12月だと98件の質問が寄せられており、継続的に活用されていることが分かるようになり、患者自身が必要な情報をスムーズに取得できるようになったことで、問い合わせ対応の利便性向上にもつながっています。

このように、NOMOCa-AI chatの導入によって電話対応の負担軽減だけでなく、スタッフの業務効率化や患者満足度向上も実現。限られた人員でも運営しやすい体制づくりにつながっています。 



➤導入事例インタビューはこちら

5．まとめ　-残業時間の削減はAIチャットボットにお任せ！-

クリニックでは、診療後の事務処理や電話対応、人手不足などさまざまな要因によって、残業が発生しやすい環境になっています。

残業の原因は単純な業務量だけではなく、日々の運用体制そのものにあるケースも多くあります。

そのため、残業時間を削減するためには、スタッフを増やすだけではなく、業務のフローを見直しながら、効率的に運営できる環境を整えていくことが重要です。

近年では、NOMOCa-AI chatのようなクリニック向けAIチャットボットを活用することで、「よくある問い合わせ」への自動対応や、予約導線の案内を効率化し、受付スタッフの負担軽減につなげるクリニックも増えています。

また、患者側にとっても、「診療時間外でも必要な情報を確認できる」「電話をしなくても予約しやすい」といった利便性向上につながるため、患者満足度向上にもつながりやすくなります。

今後は、「スタッフを増やして対応する」だけではなく、「限られた人数でも効率的に運営できる環境づくり」が、より必要になっていくでしょう。

まずは資料をご覧いただき、NOMOCa AI chatの活用イメージをご確認ください。