クリニックでレジの金額が合わない時に間違いやすいポイントは？解決策は○○に行き着きます

今回は「クリニックでレジが合わない」というお悩みをテーマにして
記事を書かせていただきます。

レジのお金があるべき数と違うとなると、
お金も時間も絡むことからスタッフ様にとって相当なストレスになってしまいます。
間違いを無くすためにはどういったところを注意して、どのような対策をすればいいのでしょうか？

「なんで合わないの？」間違えやすいポイント

金銭授受において、人の手を介するとどうしてもミスを0には出来ない現実があります。
しかし、ミスをしやすいポイントを理解しておくことで対策をすることができます。

①会計の際の渡し間違え

お釣りの渡し間違い、受け取りの際の間違いなど単純なミスになります。
「早く会計をしないと次の患者様が…」という焦りや慣れで数えてしまうことにより発生してしまいます。

②電子カルテの金額の見間違え

レセのチェックが終わり金額を請求する時に金額を見間違えてしまい、誤った金額を請求してしまう場合がございます。
領収書により患者様が気づかれる場合もございますが、気づかれなかった場合は電子カルテの日計では正しい金額が売上として上がっているためどこで間違ったのかが気づきにくくなってしまいます。

➂物販などカルテに無い項目を支払ったとき

カルテに無い項目を支払った際に記録を忘れてしまい、電子カルテの日計とレジの金額が合わないという点にも注意が必要です。

④両替・返金・追徴したとき

両替の場合は10~20枚と普段より大きな枚数を扱うため、数え間違いが発生しやすくなってしまいます。
返金・追徴も頻度は高くありませんが、電子カルテへの入力ができているかなど注意が必要です。

⑤雑費・雑益を売上から引くとき

医院様によってはスタッフ様のお昼ご飯代をその日の売上で補助する制度があったり、事務に必要な備品・消耗品を当日の売上金を使って購入している医院様もございます。こういった時に領収証を控えておいて記録されるのが一般的ですが、
抜き忘れや当日の売上から差し引くことで、正しい1日の売上を算出するのにややこしくなってしまうことがあります。

合わないを無くすための対策

①優秀なスタッフを雇う

「間違いが発生してしまうのであれば、間違わない人を使おう」という考え方です。
雇ったスタッフさんが間違えることは少なくなりますが、院内業務は1人でやることではありませんし、
休暇などを考えるとずっと稼働させることは不可能なので効果は限定的です。全員が優秀なスタッフさんにすることができれば、理想ですがそもそもどうやって優秀なのか見極めるかなど、この方法には問題もございます。

②紙幣・硬貨をなるべく丁寧に数える

現金で会計を行っているのであれば、少なからず数を数えていますが
それをもっと丁寧に行おうというものです。お金が発生せずに、すぐに実施できるのはめりっとです。
しかし段々と慣れてきて早くこなすよう意識が向いたり、結局人の手を介すことから間違いを0にすることは難しいです。

➂記録を取る

レジが合わないことが多い場合、まずは2-②の「お金をもっと正確に数える」
というところから初めてそれでも発生してしまう場合は間違いの多い箇所の
「記録を取る」という対策をされると思います。

例えば、電子カルテと実際の請求に差異が無いかを記録するなど、
差異が発生しやすいポイントで記録をつけることでもし間違っても
「どこで間違ったか」を特定しやすくなります。

しかし、結局は人の手を介してしまうことから「記録が本当に正しいのか？」
という問題や、実際のお会計金額を記録してもお渡しの間違いがあるなど「記録外」
で間違いが発生することもあります。

間違いを無くすように記録を増やしてしまって、
逆に非効率になってしまう落とし穴にも注意が必要です。

最後に

「レジの金額が合わない」という医院さんが対策として行きつく先は、2-➂で紹介した「記録を取る」ことになると思います。
ただし、全ての記録を取ることは業務効率やスピードの観点から不可能に近いです。

そこで登場するのが「データ連携が可能なセルフレジ」です。データ連携*とは、電子カルテとセルフレジを常時接続させて電子カルテから会計データ・患者データのやり取りをすることです。

(データ連携に関しては別記事で詳しく解説しております。)

そのため、「いつ、誰が、何円の請求で、どんな支払い方法で、どのくらいのお釣りが出たか」
まで正確に記録することが可能です。

画像. 会計アプリ画面

このことにより、普通のセルフレジであれば電子カルテから金額のみをバーコードから読み込んで清算を行うため、「誰が」やったかは記録されません。そのため、返金や追徴などがあったときに困ることも…。

結局「セルフレジを導入したのに、記録をしなくてはいけない」という事態を避けるためにもセルフレジを選ぶ時は「データ連携」がポイントになってきます。