歯医者さんが自動受付を導入するメリットとは？自動精算機を選ぶポイントについても解説！

歯科医院の経営において、患者さんの満足度を高めつつ、業務の効率化を図ることは重要な課題です。そこで注目されているのが自動受付システムの導入です。自動受付システムを取り入れることで、待ち時間の短縮や感染リスクの軽減、人的ミスの削減など、さまざまなメリットが期待できます。特に昨今の新型コロナウイルス感染症の流行を受け、非接触型の受付機能のニーズは高まっています。本記事では、歯医者さんが自動受付システムを導入するメリットについて詳しく解説するとともに、導入時のポイントについても紹介します。

歯医者さん向けの自動受付システムとは

歯医者さん向けの自動受付システムには、自動再来受付と自動精算の2種類があります。ここではまず、そのそれぞれの概要について説明します。

自動再来受付

自動再来受付とは、過去に来院したことがあり、診察券を所持している患者さんの受付を自動的に行うことができるシステムです。受付窓口のスタッフに診察券を手渡すのではなく、患者さん自身が自動再来受付機に診察券をかざすことなどで受付を行うことができるため、歯医者さんのスタッフと患者さんの両方の負担を軽減することができます。

自動精算

自動精算とは、患者さんが会計を担当するスタッフと対面することなく、非接触で精算できる会計システムのことを指します。従来の歯科医院では患者さんが会計の窓口で担当者に支払うことが一般的でしたが、自動精算システムを導入することで、患者さんが自分のタイミングで精算することができるようになります。また、スタッフが会計の対応を行う必要がなくなるため、業務負担の軽減にもつながります。

歯医者さんが自動精算機を導入するメリット

ここでは、歯科医院が自動精算機を導入するメリットについて説明します。

患者さんの待ち時間を短縮できる

自動精算機を導入することで、患者さんが自分のタイミングで会計を行えるようになり、会計時の待ち時間を短縮できることは患者さんにとって大きなメリットになります。自動再来受付オプションを搭載しているタイプの自動精算機を選ぶことで、さらに受付時の待ち時間も削減することが可能になるため、患者さんの満足度向上により歯科医院へのクチコミなどの評価が高まることも期待できます。

患者さんのプライバシー保護につながる

自動再来受付オプションを搭載している自動精算機では、再診の患者さんが来院時に診察券を自動精算機に通すと、番号が記載された受付票が発行されます。この番号を用いた呼び出し案内を行うことで、患者さんの名前を公に呼ぶ必要がなくなり、患者さんのプライバシー保護に配慮した対応を行うことができるようになります。

院内感染のリスクを抑えられる

自動精算機を導入すると、患者さんだけで会計を行うことができるようになるため、窓口のスタッフと患者さんとの間で金銭の授受や領収書の手渡しをする必要がなくなります。スタッフと患者さんが身体的に接触する回数を削減できるため、院内感染のリスクを抑えられます。

スタッフの業務負担を軽減できる

自動精算機では患者さんだけで精算が行えるため、従来必要だった窓口スタッフの工数が減らせます。また、自動精算機をレセコンや電子カルテと連携させることで、患者さんが受診した治療内容や決済手段、どの患者さんがいつ、いくら会計したかなどの記録を残すことができるため、締め作業の際に何らかのミスが発覚したとしても修正作業が容易になります。

歯医者さん向けの自動精算機を選ぶポイント

歯科医院で自動精算機を導入するメリットについてはおわかりになったかと思います。ここからは、実際に自動精算機を導入する際にどのようなポイントに気を付けるべきかについて説明します。

電子カルテやレセコンとの連携は可能か

自動精算機を選ぶ際は、電子カルテやレセコンと連携できるかについて確認するようにしましょう。連携する方法には、オンラインで電子カルテなどと自動精算機をつなぐタイプと、受付で印字したバーコードを自動精算機に読み取らせるタイプの2種類があります。オンラインでつなぐ方法にはバーコードを読み取らせる方法と違い、「精算が終わる前に領収書を発行しなくていい」、「会計した患者さんの名前が残るので安心して無人会計を実現できる」などのメリットがあります。

歯科医療業界での導入実績は豊富か

自動精算機は幅広い業界で使用できる汎用的なタイプのものも販売されています。しかし、医療業界には前述したレセコンなどとの連携のように、医療業界独自の使用方法に対応していることが求められるため、それに特化したタイプの自動精算機を選定するようにしましょう。その中でも、歯医者さんで自動精算機を導入する場合には、歯科医療業界向けの導入実績や事例が豊富なものを選ぶと良いでしょう。

キャッシュレス決済に対応しているか

自動精算機がキャッシュレス決済に対応しているかどうかも重要なポイントです。最近の若い世代は現金を使うことが少なくなっているので、歯科医院でキャッシュレス決済が可能であることは患者さんの利便性を高め、満足度を向上させるために大切な要因となります。クレジットカードや電子マネー、QRコード払いなどのキャッシュレス決済方法が初期機能として搭載されているのかそれともオプション搭載なのかなどについて、事前に確認するようにしましょう。

操作性は良いか

自動精算機を導入したところで、操作方法が難しくて患者さんがスムーズに使用することができず、スタッフのサポートが必要になってしまったら元も子もありません。高齢者の方でもわかりやすく、操作しやすいことが重要です。歯科医院にとっても、パソコンなどの作業が得意なスタッフばかりではないため、簡単に操作できることは欠かせないポイントです。

設置予定の場所にサイズが合うか

設置予定の場所に自動精算機のサイズが合っているかも事前に考慮する必要があります。会計のための場所を広くとると、その分受付や待ち合いのスペースが狭くなってしまうため、設置場所と設置目的に適したサイズの自動精算機を選定しましょう。

歯医者さん向けの自動精算機ならNOMOCa-Standがおすすめ

最後に、歯科医院向けの自動精算機でおすすめの機種とその導入事例を紹介します。

NOMOCa-Standの特徴

NOMOCa-Standは、歯科医院などの医療機関専用に開発された自動精算機で、自動再来受付オプションに対応しているなど、歯科医院での業務を効率化するための各種機能を備えています。患者さんがタッチパネルを使って簡単に精算することができるため、会計業務が自動化され、患者さんの会計や受付待ちのストレスを軽減するとともに、クリニックの人材不足の解消にも貢献します。

・使いやすい操作性
NOMOCa-Standは、高齢の患者さんにも使いやすいように、142㎝の高さで小型に設計されています。会計の手順は、診察券をかざす、お金を払う、領収書・明細書を受け取るというシンプルな流れになっているため、簡単に操作を行うことができます。

・充実したサポート体制
NOMOCa-Standは充実したサポート体制を整えており、トラブルが発生した際の対応はもちろん、導入した後の運用支援も受けられます。全国に対するオンラインでの対応や、サポートセンターからクリニックへの定期連絡、リモートサポートなども実施しており、安心して活用できる体制の充実化に注力しています。

・自動再来受付オプションを搭載
NOMOCa-Standには自動再来受付オプション機能があるため、再診時の受付業務を効率化することができます。患者さんが機械を操作するだけで受付を済ませることが可能で、歯科医院のスタッフの業務負担を軽減できるだけでなく、院内の混雑緩和にもつながり、患者さんの満足度を向上させることができるでしょう。

NOMOCa-Standの導入事例

相模原市のアイリス歯科医院様では、NOMOCa-Standを導入されています。人材不足のため求人サイトを活用しても採用がうまくいかず、広告費用がかかっていたことに加え、受付スタッフ1人あたりの負担が増えて会計業務にも支障をきたしていたため、費用をかけてでも解決しようと決意されたことが導入のきっかけだったそうです。NOMOCa-Standを導入されたことで、会計業務の際の人的ミスがなくなり、受付で次回の予約の調整をするだけでよくなったため、業務の効率化を実現できたといいます。金銭の状況が一目瞭然になったため、管理者の立場からしても非常にわかりやすく、管理しやすくなったそうです。

編集部まとめ

ここまで、歯医者さん向けの自動受付システムについて、歯科医院が自動精算機を導入するメリットや自動精算機を選ぶポイントなどについて解説しました。本記事が、自動受付システムの導入を検討されている方のご参考になったら幸いです。