電子カルテを使用して受付業務をより効率化する方法とは？自動精算機との連携について解説！

昨今、電子カルテを導入して業務の効率化を図るクリニックは増えてきています。しかし、受付業務に関しては未だに手作業が多く、改善の余地が残されているのが現状です。患者さんの来院から会計までの一連の流れをスムーズに行うことは、クリニックにとって重要な課題です。電子カルテと自動精算機を連携させることで、受付業務の効率化や患者さんの待ち時間の短縮、人的ミスの削減などのさまざまなメリットが期待できます。本記事ではクリニックの受付業務の効率化について、自動精算機で自動化できる業務や、電子カルテと自動精算機を連携させるメリットなどを説明します。

医療事務が電子カルテを使用する業務

医療事務が電子カルテを使用する業務には下記のようなものがあります。

受付業務

患者さんから診察券や保険証を預かり、内容に間違いがないかを確認したうえで、電子カルテに患者さんの情報を入力します。時間をかけてしまうと他の患者さんも待たせることになってしまうため、正確かつスピーディに作業することが求められます。

レセプト業務

レセプト業務とは、健康保険の被保険者に自己負担分の診療報酬を請求する業務のことです。患者さんのカルテにある診察情報から、医療保険制度に従って診療報酬明細書（レセプト）を作成し、内容の点検や訂正を行います。電子カルテと、レセプトを作成するレセコンが連携されている場合は、電子カルテの情報がそのままレセコンに反映されるため、レセプト業務の時間が大幅に短縮されます。

会計業務

会計業務では、医師が入力したカルテの内容と診療報酬の点数表、患者さんが加入している医療保険の情報をもとに患者さんの医療費を計算します。電子カルテを利用している場合はこれらは自動で計算されるため、計算された金額に誤りがないかを確認することが主な業務内容になります。

自動精算機の導入で自動化できる業務

前述したように医療事務の仕事は多岐に渡り、電子カルテを使用することで紙カルテの管理などの一部の業務負荷を軽減することはできますが、それでも業務負担が大きく、勤務時間も長い傾向にあります。ここでは、医療事務の受付業務などの負担を軽減するために、自動精算機を導入することで自動化できる業務について説明します。

自動再来受付

自動再来受付とは、過去にそのクリニックで受診したことがあり、診察券を持つ患者さんが自分で受付操作を行えるシステムのことを指します。自動再来受付オプションを搭載している自動精算機を導入すれば、患者さんは受付業務を担当する医療事務に診察券を渡す代わりに、自分で機器に診察券をかざすなどして受付手続きを完了させることが可能になります。患者さんが自動再来機を使用して受付の内容を確認し確定すると、番号が記載された受付票と診察券が出力され、その番号を使って院内の表示や案内で順番を確認することができます。

無人会計

自働精算機を導入することで、医療事務が患者さんの会計対応を行う必要がない、無人会計を実現することが可能になります。従来は、患者さんが会計の窓口で会計担当の医療事務に支払うことが一般的でしたが、自動精算機を備えることで、患者さんは自分のタイミングで一人で精算することができるようになります。医療事務も窓口で会計の対応を行う必要がなくなるため、業務の負担を削減することができます。

領収書・明細書の発行

自動精算機では、機種にもよりますが、領収書や明細書、処方箋引換券の発行も自動化されます。窓口の担当者が患者さんに領収書などを手渡しする必要がなくなり、担当者と患者さんが身体的に接触する頻度を低減できるため、院内感染のリスクの削減にもつながります。

電子カルテと自動精算機を連携させるメリット

自動精算機を導入することで、さまざまな業務を自動化し、業務の効率化を図れることがわかりました。ここではさらに、電子カルテと自動精算機を連携させることで得られるメリットについて説明します。

受付業務の効率化

電子カルテと自動再来受付機能のある自動精算機を連携させることで、受付業務を効率化することができます。再診の患者さんが来院して自動再来受付を行うと、その情報が自動的に電子カルテに反映されるため、スムーズに診察に案内することができるなど、院内のオペレーションを効率化することが可能になります。

正確な会計業務の実現

患者さんが多いクリニックでは電子カルテの入力業務が煩雑になりがちですが、電子カルテと自動精算機を連携させることで、正確な会計業務を実現することができます。

会計履歴の記録

電子カルテと自動精算機を連携すると、会計時に、どの患者さんがいつ会計を行ったか、釣り銭はいくらだったか、決済手段は何だったか、診療した科目は何かなどの履歴が自動で記録されるようになるため、レジ締めの際に齟齬があった場合に振り返って修正する作業などが簡単になり、業務の効率化を図ることができます。

会計状況がリアルタイムで同期

電子カルテと自動精算機を連携させることで、診察が終わると会計情報を電子カルテから自動精算機へ送信し、支払いが行われると入金が完了したという情報が自動精算機から電子カルテへと送信されるという具合に、会計情報が相互に連携し、リアルタイムに同期されます。

電子カルテと連携させる自動精算機はNOMOCa-Standがおすすめ

最後に、電子カルテと連携させる自動精算機でおすすめの機種とその導入事例を紹介します。

NOMOCa-Standの特徴

NOMOCa-Standは、クリニック専用に開発された自動精算機で、自動再来受付オプションに対応しているなど、クリニックでの業務を効率化するための各種機能を備えています。患者さんがタッチパネルを使って簡単に精算することができるため、会計業務が自動化され、会計や受付待ちにおける患者さんのストレスを軽減するとともに、クリニックの人材不足の解消にも貢献します。

・自動再来受付オプションを搭載
NOMOCa-Standには自動再来受付オプション機能があるため、再診時の受付業務を効率化することができます。患者さんが機械を操作するだけで受付を済ませることができ、医療事務などのスタッフの業務負担を軽減することが可能になるだけでなく、院内の混雑緩和にもつながり、患者さんの満足度を向上させることができます。

・多くの電子カルテとの連携が可能
NOMOCa-Standは、ほぼ全ての電子カルテとシームレスなデータ連携を行うことができます。データを連携することで、正確な会計の実現と、いつ、誰が、いくらの金額を、決済手段は何を使って精算したかの履歴が残るため、後から誤りが判明した際に容易に確認することができるようになります。

・充実したサポート体制
NOMOCa-Standでは、使用上のトラブルが起きた場合のサポート対応はもちろんのこと、導入後の運用支援を受けることもできます。全国に対するオンラインでの対応、サポートセンターから導入クリニックへの定期連絡、遠隔でのサポートも提供しており、安心して活用できるサポート体制が整えられています。

NOMOCa-Standの導入事例

杉並区にある阿佐谷すずき診療所様では、NOMOCa-Standを導入されています。スタッフの作業負担を軽減し、かつ患者さんの不満を取り除くために自動精算機を探されていたところ、ほとんどの電子カルテ・レセコンと連携が可能という点が決め手となってNOMOCa-Standを採用されたといいます。電子カルテで入力した情報をレセコンで取り込み、会計をチェックするだけで自動精算機にデータが送信されるため、会計時のクリニック側の作業負担が削減されたことで、スタッフの業務負担が大幅に軽減され、その分患者さんと向き合う時間が取れるようになったそうです。

まとめ

ここまで、クリニックの受付業務の効率化に関して、自動精算機で自動化できる業務や、電子カルテと自動精算機を連携させるメリットなどについて解説しました。本記事がクリニックの受付業務などを効率化するための参考になったら幸いです。

自動精算機の導入は、会計処理の簡素化が見込めるだけでなく、患者さんの待ち時間短縮や満足度向上も期待できます。
自動精算機の導入を検討されている方は、NOMOCaシリーズの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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