クリニックでのレジ締め時間を短縮する方法とは？自動釣銭機のメリット・デメリットについても解説！

クリニックでは診療日ごとにレジ締めを行って、その日1日の売上と現金やクレジットカード決済などによる支払い金額にずれがないか照らし合わせています。金額にずれが生じている場合は、どの部分が間違っているか確認する必要があり、日々のクリニックの業務において、この作業の負荷が大きくなっていることがあるため、医療機関においてレジ締め作業の効率化が求められるケースが増えています。

本記事では、レジ締めを簡単にするコツや、自動釣銭機を導入するメリットとデメリット、自動釣銭機を選ぶポイントについて解説します。

レジ締めとは

レジ締めは医療施設における業務の一つで、日々の収益を正確に計算し、記録されたデータと実際の現金やクレジットカードなどの処理結果とを照合する作業を指します。また、この作業はただ金額を確認するだけでなく、患者の利用傾向を把握するうえでも重要な役割を果たしています。

通常、診療時間終了後に毎日実施されるレジ締め業務は、記録上の金額と実際の現金の差異がないか確認するものです。一致しない場合は、誤差が解消されるまで何度も確認作業を行います。このため、時には残業時間が増えることがあり、多くの医療機関での課題となっています。この問題を解決するために、自動釣銭機を導入することで、人的ミスを減らし、レジ締め作業の負担を軽減することができます。

レジ締めの方法

レジ締めの方法は、まず診療開始前に前日に残った釣り銭の数を確認することから始まります。その後、診療終了後にその日の総売上を集計し、レジ内に残る釣り銭の総額を計算します。その次のステップでは、レジ内の現在の釣り銭から前日残った釣り銭の額を差し引き、合計が一致しているかどうかを検証します。

もし差異が見られた場合、そのズレがどこで発生したのかを詳細に調査することが必要です。この段階がレジ締めにおいて特に困難であり、しばしば残業の原因となり、クリニックの運営業務において負担になることがあります。

レジ締めを簡単にするコツ

レジ締めを簡単にするコツとして、次の3つの方法が挙げられます。

・お札や小銭をまとめておく
レジ締めを効率的に行うためには、事前にお札と小銭を整理しておくことが役立ちます。1日の中には会計が多忙な時期と比較的静かな時期があります。患者さんの来院が少ない時間帯に、お札を10枚単位でまとめておくと、お釣りの交換やレジ閉めの際の作業がスムーズになります。同様に、小銭も種類ごとに分けておくと、後で計算する際に便利です。

・コインカウンターを利用する
もし現金を使用する患者さんが多い場合、コインカウンターやコインケースの導入が効果的です。これにより、小銭の計算を迅速に行うことが可能になります。さらに、予算が許すならば電動タイプのコインカウンターを導入することで、計算作業のスピードをより向上させることができます。

・自動釣銭機を導入する
自動釣銭機を導入することで、人的なミスを減らすことが可能になります。多くの場合、データと実際の釣銭の不一致が起きる大部分の原因は人的な誤りによるものです。したがって、自動釣銭機を使用することにより、スタッフの作業負担を大幅に軽減することができます。

自動釣銭機を導入するメリット

ここからは、自動釣銭機を導入するメリットについて説明していきます。

人的ミスの解消

自動釣銭機を利用することで、入金のプロセスが完全に自動化されます。これにより、数え間違いや計算ミスといった人的ミスが発生しなくなることが期待できます。

レジ締め業務の負担の軽減

自動釣銭機の導入により、人的ミスを予防し、レジ締め作業の負荷を軽減することができます。現金の数え間違いは作業量を増やしてしまいますが、自動釣銭機ではこの種のミスを防ぐことが可能になります。

患者さんの待ち時間の短縮

病院やクリニックでの会計業務において、スタッフが入金手続きを行う場合、スタッフの作業負担だけでなく、患者さんがそれを待つ時間も増加します。自動釣銭機を導入すれば、患者さん自身が入金処理を行うことができるので、待ち時間が短縮される効果が期待できます。

業務の効率化

自動釣銭機を利用することで、クリニックのスタッフは金銭の授受や金額の確認作業から解放され、業務効率が向上します。また、レジ締め業務の負担も軽減できるため、さらに業務を効率化することができるでしょう。

感染対策の向上

自動釣銭機を活用することは、感染予防策の強化にも効果的です。患者さん自身が入金処理を行うことで、スタッフとの金銭の授受が不要になるため、感染リスクを低減することができます。

自動釣銭機を導入するデメリット

自動釣銭機を導入するメリットについて、上記のような利点があることはわかりました。それでは、自動釣銭機を導入するデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

設置スペースを設ける必要がある

自動釣銭機を設置する際には、適切なスペースを用意することが必要です。様々なサイズの自動釣銭機が存在するため、事前にクリニックでの利用に適切なサイズを測定しておくことが大切です。

導入コスト・ランニングコストがかかる

自動釣銭機の利用には、初期費用がかかります。それに加えて、毎月のランニングコストが生じるため、導入を検討する際には、これらの総コストを事前に理解して、費用対効果が得られる機種を選ぶようにしましょう。

操作に慣れるまで時間がかかる

自動釣銭機を設置した後、スタッフが操作に慣れるまでには時間がかかることがあります。そのため、操作性が優れている機種を選択することが望ましいです。余分な機能が多数搭載されている自動釣銭機を選ぶと、スタッフによる操作の習得や、患者さんへの説明対応に余計な時間が必要になる可能性があるため、注意が必要です。

自動釣銭機を選ぶポイント

電子カルテやレセコンと連携可能か

電子カルテやレセコンと連動可能な自動精算機を選択することで、患者さんのカルテ情報と会計データを紐付けることができるようになります。特に患者数が多い場合、このようなシステムは入力作業の負担を減らし、業務効率を向上させることができます。

キャッシュレスに対応しているか

現金のみならず、クレジットカードに対応している自動精算機を選ぶことで、患者さんは毎回診察のために現金を用意する必要がなく、会計を容易に済ませることができるようになり、満足度の向上につながるでしょう。

サポート体制は充実しているか

自動釣銭機に関するトラブルが発生した際、信頼できるサポート体制が整っていることが重要です。紙幣や硬貨などの取り扱いを行う自動釣銭機は、故障が発生してしまうことは避けられません。スタッフの手で解決できる場合もありますが、問い合わせが必要な状況や専門の保守スタッフの介入が必要なケースも存在するため、こうした状況に対応するためのサポート体制についてはよく確認するようにしましょう。

クリニック向けの自動釣銭機ならNOMOCa-Regi

最後に、クリニック向けの自動釣銭機でおすすめの機種とその導入事例を紹介します。

NOMOCa-Regiの特徴

NOMOCa-Regiは、歯科医院やクリニック専用に開発された自動釣銭機です。POSレジによって、投入された紙幣や硬貨を素早く正確に読み取ることはもちろん、電子カルテとデータを連携することで、正確な請求と詳細な支払いの履歴を残すことが可能です。

・電子カルテ、レセコンとの豊富な連携実績
自動レジと電子カルテがデータ連携をしているため、請求処理の正確性が高まります。さらに、会計処理が完了すると、支払いの「日時」「支払者」「金額」「支払い方法」が記録されるため、万が一誤りが生じた場合でも、迅速に確認し、対処しやすくなります。

・安心・充実の全国サポート体制
全国に支店があるため、何か不具合や修理が必要な場合は、専任スタッフが迅速に対応にあたります。さらに、運用開始日には、担当者が直接訪問し、患者さん対応に至るまでの一連の流れをサポートしてくれます。

・クレジットカード決済に対応
クレジットカード決済に対応しているため、患者さんの会計作業が簡便になり、金銭のやりとりのミスが起こる可能性を低減させることができます。

NOMOCa-Regiの導入事例

名古屋市の相川みんなの診療所様では、NOMOCa-Regiを導入されています。毎月何度か発生する金銭の受け渡しミスを排除したいという思いから導入を検討されたそうです。誤りがあるたびに原因を調査する必要があり、これがレジ締め作業の効率を低下させ、結果として残業時間が平均30分ほど増加していたといいます。NOMOCa-Regiを導入した結果、会計業務の負担が軽減し、患者さんのカルテを戻すなどの雑務をする余裕ができたり、隙間時間が生まれたことでスタッフが少し席を外すこともできるようになったそうです。サポート体制についても、電話で問い合わせると毎回親身に的確に教えてもらえるため、非常に助かっているといいます。

まとめ

ここまで、レジ締め作業を簡単にするコツや、自動釣銭機を導入するメリットとデメリット、自動釣銭機を選ぶポイント、おすすめの自動釣銭機などについて解説しました。本記事が、自動釣銭機の導入を検討されている方のご参考になったら幸いです。