【クリニックの会計ミスによるトラブルを防止！】押さえておきたい5つのポイントを解説

クリニックの会計でミスが起こる背景

クリニックの会計でミスが起こるのはなぜでしょうか？

クリニックの会計業務は、一般的な小売店や飲食店のレジ業務とは大きく異なります。患者ごとに診療内容や負担割合が異なるため、会計金額が毎回変動するという特徴があります。

実際に、クリニックの会計業務には一般的な店舗にはない複雑さがあります。

例えば、同じ日に来院した場合であっても、診察だけの方と検査を受けた方では請求額が異なります。さらに、自費診療や予防接種などが加わることで計算はより複雑になります。そのため、スタッフはひとりずつ異なる内容を確認しながら会計を行わなければなりません。

こうした状況に拍車をかけているのが、医療業界全体の人手不足です。

厚生労働省は、医療・福祉分野における担い手不足が今後さらに深刻化すると指摘しており、現場では限られた人数で業務を回さなければならないケースも少なくありません。実際に、医療・福祉分野の有効求人倍率は全産業平均を上回る水準で推移しており、人材確保が難しい状況が続いています。※1

人手不足によって一人当たりの業務負担が増加すると、会計業務におけるヒューマンエラーのリスクも高まります。

さらに近年は、キャッシュレス決済の普及も会計業務を複雑にさせています。

経済産業省によると、日本国内のキャッシュレス決済比率は2024年時点で42.8％に達し、政府目標としていた4割を超えており、クリニックにおいてもクレジットカードや電子マネー、QRコード決済などの対応が進んでいます。※2  患者にとって利便性が向上する一方で、受付側では決済方法ごとの管理や売上確認が必要となり、締め作業の負担が増える要因にもなっています。

このように、クリニックの会計業務には「診療内容の複雑さ」「人手不足」「決済手段の多様化」といった課題があり、会計ミスが発生しやすい環境になっているのです。

※1  厚生労働省「令和4年版厚生労働白書  ー社会保障を支える人材の確保－」
※2  経済産業省「2024年のキャッシュレス決済比率」

クリニックで会計ミスが起きやすい5つのポイント

会計のミスはさまざまな場面で発生しますが、特に注意が必要なポイントがあります。ここでは、クリニックで発生しやすい代表的な会計のミスを5つご紹介します。

会計金額の入力ミス

まず多いのが、会計金額の入力ミスです。

レセコンで表示された金額を手入力している場合、数字を一桁間違えたり、入力する位置を誤ったりすることで、本来とは異なる金額を請求してしまうケースがあります。忙しい時間帯になるほど確認が疎かになりやすく、こうしたミスは発生しやすくなります。

つり銭の渡し間違い

次に挙げられるのが、つり銭の渡し間違いです。

現金会計では常に現金の受け渡しが発生しており、紙幣や硬貨の枚数を間違えたり、別の患者の会計と混同したりすることで、過不足が生じることがあります。特に混雑時には患者様を待たせたくないという心理が働き、確認不足につながるケースも少なくありません。

患者の取り違え

患者の取り違えも起こりやすいミスの一つです。

診療が終了した患者が複数いる場合や、同姓の患者がいる場合などには、別の患者の会計データを呼び出してしまうことがあります。これは会計金額だけでなく、領収書や診療明細書の誤発行にもつながるため、注意が必要です。

会計漏れによる未収金の発生

さらに、会計漏れによる未収金の発生も見逃せません。

患者への案内が十分でなかったり、受付が混雑していたりすると、本来会計を済ませるべき患者がそのまま帰宅してしまうケースがあります。未収金が発生すると、後日連絡や回収業務が必要となり、スタッフの負担はさらに増加してしまいます。

レジ締め作業におけるミス

最後に挙げられるのが、レジ締め作業におけるミスです。

一日の診療が終わった後に行う締め作業では、現金残高と売上データが一致しないことがあります。金額が合わない場合は原因を調査する必要があり、結果として残業が発生してしまうことも少なくありません。

こうした会計ミスは、それぞれ独立しているように見えますが、実際には人手不足や業務負担の増加という共通の背景から生まれていることが多いのです。

クリニックの会計ミスを防止する4つの対策

会計ミスを防ぐためには、スタッフ一人ひとりが注意するだけでは限界があります。重要なのは、ミスが起こりにくい環境や仕組みを整えることです。

ここでは、クリニックの会計ミスを防ぐために取り組みたい4つの対策をご紹介します。

ダブルチェック体制を構築する

まず有効なのが、チェック体制の強化です。

会計金額や領収書の発行内容について、別のスタッフが確認する仕組みを取り入れることで、誤請求や患者の取り違えを防ぎやすくなります。第三者の視点が加わることで、見落としを減らす効果が期待できます。

業務マニュアルを用意する

業務マニュアルを用意しておくことも重要です。

スタッフごとに対応方法が異なると、対応の質にばらつきが生まれます。会計処理の流れや確認手順をマニュアル化し、誰が対応しても同じ品質を保てる環境を整えることで、ミスの発生率を下げることができます。

定期的な教育・研修を実施する

定期的な教育や研修も欠かせません。

実際に発生したミスや事例を共有しながら、どのような状況でエラーが起こるのかをスタッフ全員で理解することで、再発防止につながります。会計業務は毎日のルーティンだからこそ、定期的な振り返りが重要になります。

会計業務をシステム化する

そして最も効果的な方法が、会計業務のシステム化です。

人が手入力を行う限り、ヒューマンエラーを完全になくすことはできません。しかし、会計金額の自動連携や自動釣銭機、自動精算機などを活用すれば、人為的なミスを大幅に削減することが可能になります。

多くのクリニックが自動精算機やセルフレジの導入を進めている背景には、この「ミスを防ぐ仕組みづくり」という目的があります。

クリニックの会計ミスを防止する自動精算機を選ぶ際の6つの確認ポイント

会計ミスの防止や受付業務の効率化を目的に、自動精算機を導入するクリニックは増えています。

しかし、自動精算機であればどれを選んでも同じというわけではありません。導入後に「思ったほど業務改善につながらなかった」とならないためにも、事前に確認しておきたいポイントがあります。

レセコン・電子カルテと連携できるか

自動精算機を選ぶうえで最も重要なのが、現在利用しているレセコンや電子カルテとの連携です。

連携できない場合は会計金額を手入力する必要があり、入力ミスが発生するリスクが残ってしまいます。また、会計情報を自動で反映できる環境を整えることで、受付スタッフの確認作業を減らし、より正確な会計業務の実現につながります。

現在の受付運用に合っているか

自動精算機にはフルセルフ型やセミセルフ型など複数のタイプがあります。

クリニックの診療スタイルや患者層に合わせて、無理なく運用できる機種を選ぶことが重要です。導入後の定着をスムーズに進めるためにも、現在の受付フローを大きく変えずに運用できるかを確認しておきましょう。

現金以外の決済方法に対応しているか

近年はクレジットカードや電子マネー、QRコード決済を利用する患者も増えています。

患者の利便性向上のためにも、多様な決済方法に対応しているかを確認しておきましょう。決済方法の選択肢が増えることで、患者満足度の向上や会計時の混雑緩和にもつながります。

操作しやすい設計になっているか

患者やスタッフが日常的に利用するため、画面の見やすさや操作の分かりやすさも重要なポイントです。

特に高齢の患者が多いクリニックでは、直感的に操作できる機種が求められます。使いやすい機器を選ぶことで、患者からの問い合わせ対応や操作説明にかかる負担も軽減できます。

サポート体制が充実しているか

導入後にトラブルが発生した場合、迅速に対応してもらえるかどうかは非常に重要です。

保守サポートの内容や問い合わせ対応体制についても事前に確認しておきましょう。特に会計業務は診療の流れに直結するため、万が一の際に相談できる環境が整っているかは大きな判断基準となります。

会計ミス防止につながる機能が備わっているか

自動精算機を導入する目的は、単なる省人化ではなく会計ミスの防止です。

会計情報の自動連携や自動釣銭機能など、人為的なミスを減らせる仕組みが備わっているかを確認することが大切です。会計ミスの削減は、患者からの信頼向上だけでなくスタッフの精神的な負担軽減にもつながります。

自動精算機は、単に会計業務を効率化するための機器ではなく、クリニックの運営課題を解決するための仕組みとして、クリニックに合った製品を選ぶことが重要です。

特に近年では、レセコンや電子カルテと連携できる自動精算機を導入するクリニックも増えており、会計ミスの防止と受付業務の効率化を同時に実現する取り組みが広がっています。

クリニックの会計ミスを防止するために！NOMOCaシリーズ

こうした課題を解決する方法として、近年導入が進んでいるのが、自動精算機を活用した受付業務の効率化です。その中でも、クリニック向け自動精算機として全国2,700台以上導入されているのが「NOMOCaシリーズ」です。

NOMOCaシリーズは、単なるセルフレジではなく、クリニックの受付業務全体を効率化することを目的に開発されています。受付の負担や会計ミスの発生に課題を感じているクリニックを中心に導入が広がっています。

特に、会計ミスの削減という観点で大きな強みとなるのが、レセコン連携です。

NOMOCaシリーズでは、現在96.6％*のレセコンと連携が可能となっており、患者IDをもとに請求情報や会計情報を連携できます。診療情報に基づいた会計データを自動で取り込めるので、会計金額を手入力する機会を減らし、入力ミスや患者情報の取り違えといったヒューマンエラーのリスク軽減につながります。 

さらに、現金管理を効率化できることも大きな特徴です。

現金の受け渡しや釣銭計算に関わる作業が減ることで、釣銭ミスやレジ締め時の現金過不足といったトラブルのリスク軽減が期待できます。

会計ミスは一つひとつは小さなミスであっても、患者からの信頼低下やスタッフの負担増加、未収金の発生などにつながる可能性があります。そのため、「ミスが起きてから対応する」のではなく、「ミスが起きにくい仕組みをつくる」ことが重要です。

だからこそ現在、多くのクリニックで、単なる会計システムではなく、業務全体を支える仕組みとして、NOMOCaシリーズの導入が進んでいます。

*株式会社GENOVA調べ

実際に「NOMOCaシリーズ」を導入したクリニックの導入事例の紹介

■会計ミスでレジ締めに30分以上…導入後は一瞬で終了！相川みんなの診療所

愛知県名古屋市で診療を行う相川みんなの診療所（https://aikawa-minna.com/）では、日々の会計業務やレジ締め作業に負担を感じていました。特に、現金授受時のミスや締め作業時の確認業務は、時に30分以上かかることがあり、診療後の残業につながるケースもあったといいます。

そこで導入されたのが、セミセルフレジ「NOMOCa-Regi」です。

NOMOCa-Regiの導入によって、患者自身に現金を投入してもらう運用へ切り替わり、現金授受時のミスを削減でき、これまで発生していた金額差異の確認作業も減少し、レジ締め業務をスムーズに行えるようになりました。

また、レセコンとの連携により、会計情報を自動で反映できる点も大きなメリットだったといいます。スタッフによる手入力作業が減ったことで、会計漏れや入力ミスの防止につながり、受付業務全体の効率化を実現しました。

導入後は、「締め作業がかなり早くなった」「現金差異のストレスがなくなった」という声もあり、以前は問題発生時に20〜30分かかっていた確認作業も大幅に削減。現在では、スムーズかつ安定した受付体制の構築につながっています。

➤導入事例インタビューはこちら

■経営者やスタッフの負担軽減だけでなく、安定した会計業務を実現！かわい皮フ科クリニック

皮膚科を診療するかわい皮フ科クリニック（https://www.kawai-hifu.com/）では、会計時の金銭誤差や締め作業における負担が課題となっていました。特に、スタッフの入れ替わりがあったことから、新しいスタッフでも安定して会計業務を行える環境づくりが求められていたといいます。

そこで、自動精算機「NOMOCa-Stand」を導入しました。

NOMOCa-Standの導入後は、現金の計数や釣銭の受け渡しを自動化できたことで、釣銭間違いなどの会計ミスを削減。これまで発生していた金銭誤差の確認作業も減り、会計業務の正確性向上につながりました。

特に大きな変化として挙げられたのが、締め作業時の精神的な負担の軽減です。以前は「金額が合わない」といった問題が発生した際、その原因確認が経営者の負担になっていました。しかし導入後は金銭誤差が発生しにくくなり、締め作業に関するストレスが大きく軽減されたといいます。

また、スタッフからも「締め作業時に金銭の問題が発生しなくなった」という声があり、日々の業務をより安心して進められる環境づくりにつながっています。

➤導入事例インタビューはこちら

まとめ

クリニックの会計業務は、患者ごとに診療内容や負担割合が異なることに加え、人手不足やキャッシュレス決済の普及などの影響もあり、会計ミスが発生しやすい環境にあります。

特に、会計金額の入力ミスやつり銭ミス、患者の取り違え、会計漏れによる未収金、レジ締め作業におけるミスは、多くのクリニックで発生しやすい課題だといえます。

こうした会計ミスを防ぐためには、ダブルチェック体制の構築や業務マニュアルの整備などが必要になりますが、人が行う業務である以上、ヒューマンエラーを完全になくすことは容易ではありません。

実際にNOMOCaシリーズを導入したクリニックでは、会計ミスの防止だけでなく、受付スタッフの負担軽減や患者の待ち時間短縮にもつながっています。毎日発生する業務だからこそ、小さな改善の積み重ねが、スタッフのストレス軽減や安定したクリニック運営にも大きく影響していきます。

これからのクリニック運営では、会計ミスを「スタッフの注意力の問題」として捉えるのではなく、「仕組みで防ぐべき課題」として考えることが、これからのクリニック運営においてますます重要になっていくでしょう。 

まずは資料をご覧いただき、活用イメージをご確認ください。

監修：
緒方 誠人（株式会社GENOVA専属ライター）

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2023年に入社。営業職として活躍後、株式会社GENOVAのマーケティング戦略を実行。現在は、専属ライターとしてオウンドメディアの記事制作やメルマガ配信など、コンテンツマーケを包括的に担当。これまで得た知見を活かし、医療機関の業務効率化やDX推進に寄与する信頼性の高い情報発信に努めている。