【クリニックの受付を自動化する6つの方法】待ち時間や会計ミスを減らす方法とは？

クリニックの受付は自動化が必要？

クリニックの受付を自動化する必要性は、患者数やスタッフ数、診療内容などによって異なります。すべての受付業務を無人化する必要はありませんが、残業や待ち時間が発生している場合や、スタッフが患者への対応に十分な時間を取れていない場合は、自動化を検討する価値があります。

厚生労働省の「労働経済動向調査（令和7年2月）」では、正社員等労働者過不足判断D.I.は「医療、福祉」で＋58ポイントとなり、建設業や情報通信業と並んで人手不足感の高い産業の一つとなっています。

医療・福祉分野における正社員等労働者の不足感が示されており、限られた人員で安定した運営を続けるための体制づくりが求められています。

クリニックの受付では、予約確認、保険証や診察券の受け取り、問診票の案内や電話応対、会計、予約の確認など、幅広い業務が発生しています。こうした負担を軽減するためにも、業務をシステムに任せ、受付業務を効率化することが重要です。

 

受付の自動化でスタッフと患者の負担を軽減

Web予約やWeb問診、自動受付機、自動精算機などを活用すれば、受付スタッフが行っていた入力や確認、金銭授受などのよくある業務を減らせます。限られた人数でも受付を運営しやすくなり、人手不足への対応やミスの防止にもつながっていきます。

また、患者は来院前に予約や問診を済ませたり、診察後に自分で会計したりできるため、院内での待ち時間を短縮しやすくなるのもメリットです。

受付を自動化する目的は、スタッフと患者の接点をなくすことではありません。業務をシステムに任せることで、スタッフは初診患者への案内や高齢の患者へのサポートなど、スタッフによる対応が必要な業務に集中できます。

受付の負担がクリニック運営に影響している場合は、業務のすべてを一度に変えてしまうのではなく、負担の大きい部分から段階的に自動化することが大切です。

 

※厚生労働省「労働経済動向調査（令和7年2月）」

クリニックの受付を自動化するための6つの方法

クリニックの受付業務は、来院前の予約から診察後の会計まで多岐にわたります。そのため、どこか一つだけを自動化しても、別の業務に負担が移ってしまう場合があります。

まずはクリニックの受付業務を整理し、どこで患者を待たせているのか、どの業務でミスや中断が発生しているのかを確認しましょう。

自動化する業務	活用できるシステム	期待できる効果
予約受付	Web予約システム	電話対応と予約入力の削減
問い合わせ対応	AI	定型的な問い合わせの削減
来院時の受付	自動受付機・再来受付機	窓口の混雑緩和
問診	Web問診システム	記入・転記・確認作業の削減
保険資格の確認	オンライン資格確認	資格情報の確認を効率化
会計	自動精算機・セルフレジ	金銭授受とレジ締めの効率化

Web予約システムを導入する

受付を自動化する一つ目の方法は、Web予約システムの導入です。

電話予約だけで運用しているクリニックでは、スタッフが電話に出て患者情報や希望日時を確認し、予約表やシステムへ入力する必要がありますが、診療時間や予約枠の説明、予約変更への対応なども必要なため、一件の電話でも一定の時間がかかります。

Web予約システムを導入すれば、患者はスマートフォンやパソコンから空き状況を確認し、都合のよい時間に予約できます。診療時間外にも予約を受け付けられるため、電話がつながらないことによる受診機会の損失を防ぎやすくなります。

また、予約変更やキャンセルをWeb上で行える仕組みを整えることで、受付スタッフの電話対応も減らせます。リマインド機能があるシステムなら、予約忘れや無断キャンセルの防止にも役立つでしょう。

ただし、診療内容によって必要な時間が異なる場合は、症状や検査ごとに予約枠を適切に設定する必要があります。緊急性が高い症状や電話での確認が必要なケースについては、Web予約の対象外とするなど、運用ルールを決めておくことが大切です。

AIを導入する

二つ目は、AIを活用して患者からの問い合わせ対応を自動化する方法です。

クリニックには、「今日は診療していますか」「予約は必要ですか」「駐車場はありますか」「どのような支払い方法に対応していますか」など、似た内容の問い合わせが繰り返し寄せられます。ホームページに情報を掲載していても、患者が必要な情報を見つけられなければ、電話で確認する手間がかかるでしょう。

AIを導入すれば、こうした定型的な問い合わせへ自動で回答できます。ホームページ上にAIを設置することで、患者が入力した質問に24時間対応することが可能です。

問い合わせ対応の一部をAIに任せることで、電話による業務中断を減らし、スタッフが来院患者への案内や会計などの業務に集中しやすくなります。

ただし、AIにすべての対応を任せる必要はありません。当日の予約変更や症状に関する相談など、スタッフによる確認や判断が必要な内容は人が対応し、診療時間やアクセスなどの定型的な案内をAIに任せることが大切です。

自動受付機や再来受付機を導入する

三つ目は、来院時の受付を自動化する方法です。

患者が窓口に並び、診察券を渡して受付スタッフが患者情報を確認する運用では、来院が集中する時間帯に受付前が混雑しやすくなります。スタッフは電話対応や会計も並行して行うため、すぐに受付できないこともあります。

自動受付機や再来受付機を導入すれば、患者自身が診察券のバーコードやQRコードを読み取らせて、来院手続きを進められます。受付スタッフが一人ずつ診察券を受け取る必要がなくなり、窓口の混雑緩和につながります。

各種検査の受付やWeb予約システムとの連携に対応している場合は、患者の来院情報を院内で共有しやすくなります。受付済みの患者を正確に把握できれば、診察室への案内漏れを防ぐことにも役立つでしょう。

一方で、初診患者や月初めの保険証確認など、窓口での対応が必要なケースもあります。再診患者は自動受付、初診患者は窓口というように、患者の状況に応じて受付方法を分けることが重要です。

Web問診システムを導入する

四つ目は、問診票の記入と確認をWeb上で行う方法です。

紙の問診票を使用する場合、受付スタッフは用紙を渡し記入漏れがないか確認したうえで、必要に応じて電子カルテなどへ内容を転記するため、患者が待合室で問診票を記入する時間も必要です。

Web問診システムを導入すれば、患者は来院前にスマートフォンから症状や既往歴、服薬状況などを入力できるので来院後の記入時間を短縮できるほか、スタッフによる転記作業や読み間違いの削減も期待できます。

症状に応じて質問内容が変わる仕組みを活用すれば、紙の問診票よりも詳しい情報を事前に収集できる場合があります。医師や看護師が診察前に内容を確認できれば、診察をスムーズに進めやすくなるでしょう。

ただし、スマートフォンを持っていない方や操作が難しい方への対応も必要で、紙の問診票も用意する、院内の端末で入力を支援するなど、複数の選択肢を残しておくと安心です。

オンライン資格確認を活用する

五つ目は、マイナンバーカードを利用したオンライン資格確認です。

従来の受付では、スタッフが保険証を受け取り、記号・番号や有効期限などを目視で確認する必要がありました。資格情報が変更されていた場合、確認や修正に時間がかかることもあります。

オンライン資格確認を活用すれば、患者がマイナンバーカードをカードリーダーへかざし本人確認を行うことで資格情報を確認できるので、受付スタッフの確認作業を減らすことができ、資格情報の入力ミスや確認漏れの防止につながります。

患者の同意を得たうえで、薬剤情報や特定健診情報などを診療に活用できることも利点です。

ただし、カードの読み取りエラーや資格情報を確認できない場合など、例外的な対応が発生することもあります。トラブル時の確認方法や、スタッフ間の対応手順をあらかじめ統一しておきましょう。

自動精算機やセルフレジを導入する

六つ目は、診察後の会計を自動化する方法です。

クリニックの会計では、患者を呼び出し、請求金額を案内し現金やカードを受け取り、釣銭と領収書を渡します。患者が集中すると会計待ちが発生しやすく、受付スタッフの負担も大きくなります。

また、現金の数え間違いや釣銭の渡し間違いが起きると、診療終了後のレジ締めで原因を確認しなければなりません。金額が合うまでスタッフが帰れず、残業につながるケースもあります。

自動精算機を導入すれば、レセコンで確定した会計情報をもとに、患者が自分で支払いを行えるためスタッフによる金銭授受が減り、患者は窓口の順番を待たずに会計を済ませやすくなります。

対面での案内を残したい場合は、セミセルフレジも選択肢の一つです。スタッフが患者を呼び出して請求を行い、現金の投入と釣銭の受け取りだけを患者さんに行ってもらうことで、従来の会計フローを大きく変えずに金銭授受を自動化できます。

自動精算機を選ぶ際は、機器の価格やサイズだけでなく、現在の受付フローや患者層、対応している決済方法や操作のしやすさ、導入後のサポート体制なども確認することが重要です。クリニックの課題や運用方法に合った製品を選ぶことで、現場に無理のない受付の自動化につなげられるでしょう。

クリニックの受付を自動化するなら、NOMOCaシリーズ！

クリニックの受付業務のなかでも、特に負担が大きいのが診察後の会計です。受付スタッフは、患者の呼び出しや請求金額の確認、現金の受け渡し、領収書・明細書の発行などを行わなければなりません。 

それらの課題を解決する方法として、近年導入が進んでいるのが、自動精算機を活用した受付業務の効率化です。その中でも、クリニック向け自動精算機として全国2,900台以上導入されているのが「NOMOCaシリーズ」です。

NOMOCaシリーズは、クリニックの受付業務全体を効率化・自動化することを目的に開発されており、会計待ちや受付負担などの課題を感じているクリニックを中心に導入が広がっています。

NOMOCaシリーズは、受付スタッフが会計内容を確定した後、患者自身が現金を投入し、釣銭を受け取る仕組みを採用しており、スタッフが現金を直接受け渡しする機会を減らすことで釣銭の渡し間違いや受け取り金額の確認ミスなど、人為的な会計ミスの防止につながります。

また、現在96.6％のレセコンと連携が可能となっており、患者IDをもとに請求情報や会計情報を連携できます。 

レセコンとの連携により会計情報をスムーズに反映できるため、患者を会計まで円滑に案内しやすくなります。正確な請求につながることで会計時のトラブルを防ぎやすくなり、診察後の待ち時間や支払いに対する不安の軽減も期待できます。

人手不足が課題となっている現在、会計業務を「スタッフの経験や注意力」だけに頼るのではなく、仕組みで支えることが重要です。NOMOCaシリーズは、来院時の受付から診察後の会計、領収書・明細書の発行までを自動化することで受付スタッフの業務負担を軽減し、受付の効率化と患者満足度の向上を支援します。 

 

※なお、本サービスは東証プライム市場に上場している株式会社GENOVAが提供しています。GENOVAはクリニック向け自動精算機のパイオニアとして全国2,900台以上の導入実績を持ち、医療現場の会計・受付業務を知り尽くしたうえで設計されている点も特徴の一つです。

NOMOCaシリーズで手助けできる受付の自動化のための5つのこと

NOMOCaシリーズを導入することで、患者からの支払いを自動化するだけでなく、請求金額の取得や金銭授受、領収書・明細書の発行、会計履歴の記録やレジ締めまで、受付で発生する一連の業務を効率化できます。 

ここでは、NOMOCaシリーズがクリニックの受付自動化を支援できる5つのことをご紹介します。 

自動化できること	NOMOCaシリーズによるサポート	期待できる効果
患者ごとの請求	レセコンから会計情報を取得	入力や請求の確認作業を削減
金銭授受	患者自身が現金を投入	受け渡しミスと受付負担を軽減
帳票の発行	領収書や明細書を自動発行	手渡し業務を削減
レジ締め・売上管理	金種や会計履歴を集計	現金確認と残業時間を削減
再来受付	オプション機能で受付を自動化	来院時の窓口混雑を緩和

レセコンと連携して正確な請求を支援する

一つ目は、レセコンと連携した請求です。

受付スタッフが会計金額を精算機へ手入力する運用では、金額の入力ミスや患者の取り違えが発生する可能性があります。入力後に内容を確認する作業も必要です。

NOMOCaシリーズでは、レセコンの患者IDに基づいて会計情報を取得し、患者へ請求できます。患者情報と会計履歴が紐づくため、後から確認が必要になった場合も、「いつ」「誰が」「いくら支払ったか」を把握しやすくなります。

自由診療と保険診療を分けて請求する運用や、院内処方を会計に含める運用にも対応できる場合があります。具体的な対応範囲は使用中のレセコンや医院の運用によって異なるため、導入前の確認が必要です。

患者による支払いで金銭授受を減らす

二つ目は、現金の受け渡しの自動化です。

スタッフが紙幣や硬貨を受け取り、釣銭を数えて渡す作業が減るため、金銭授受のミスを防ぎやすくなります。また、会計中に電話や別の患者さんへの対応が入っても、現金をどこまで数えたのか分からなくなるといった問題を減らせます。

患者が支払いを行っている間に、スタッフが次回予約の案内やカルテ整理など、別の業務へ取り組めることもメリットです。

ただし、機械の操作に慣れていない患者もいます。導入直後はスタッフが近くで案内し、操作方法を分かりやすく掲示するなど、患者が安心して利用できる環境を整えましょう。

領収書や明細書の発行を自動化する

三つ目は、支払い後の帳票発行です。

会計が完了すると、領収書や明細書を自動で発行できます。必要に応じて、お薬引換券の発行にも対応しています。

スタッフがプリンターから書類を取り出し、名前や内容を確認して手渡す工程を減らせるため、会計窓口へ患者を再度呼び出す必要がありません。

患者は支払い後に必要な書類を受け取り、そのまま帰宅できるため、受付スタッフの作業を減らすだけでなく、会計を終えた患者が窓口周辺へ滞留することを防ぎやすくなります。

レジ締めと売上確認を効率化する

四つ目は、診療終了後のレジ締めと売上確認です。

手作業で現金を管理している場合、スタッフは紙幣と硬貨を金種ごとに数え、帳簿やレセコン上の売上と一致しているか確認します。金額が合わなければ、当日の会計記録をさかのぼって原因を探さなければなりません。

NOMOCaシリーズでは、会計履歴や現金の状況を確認でき、自動釣銭機によって現金が計数されるため、金種を一枚ずつ数える負担を減らせます。金銭授受のミスを防ぐことで、会計記録との金額が合わない場合に原因を確認する作業も削減しやすくなります。

また受付業務は、最後の患者が帰った時点で終わるわけではありません。日々のレジ締めや売上確認まで含めて自動化することで診療後の作業を効率化し、残業時間の削減にもつなげられます。

再来受付やまとめて会計にも対応する

五つ目は、受付から会計までをつなげるオプション機能です。

NOMOCaシリーズでは、患者自身が来院手続きを行う再来受付機能や、家族など複数人分の支払いをまとめる会計機能などが用意されています。

再来受付機能を活用すれば、再診患者が診察券を読み取らせて受付できるため、来院時の窓口対応を減らせます。会計だけでなく、受付から帰宅までの流れをつなげて自動化することが可能です。

まとめて会計機能は、保護者が子どもと一緒に受診した場合など、複数人分の会計を一度に済ませたい場面で役立ちます。一人ずつ支払いを繰り返す必要がなくなり、患者とスタッフ双方の負担を軽減できます。

そのほかにも、会計案内板、診察券へバーコードやQRコードを追加する機能、キャッシュレス決済など、医院の運用に応じたオプションがあります。

すべての機能を導入するのではなく、現在の受付フローを確認したうえで、負担が大きい業務に必要な機能を組み合わせることが重要です。

実際に「NOMOCaシリーズ」を導入したクリニックの導入事例の紹介

受付の自動化と現金管理の見直しで、会計時のトラブルを解消！斎藤内科循環器クリニック

山形県東置賜郡で診療を行う斎藤内科循環器クリニック（https://saitonaika-junkankika.com/）では、会計時の金銭トラブルやレジ締め作業の負担が課題となっていました。特に、お札の見間違いや、お釣りに関する確認対応が発生することもあり、受付スタッフの負担につながっていたといいます。

そこで導入されたのが、クリニック向け自動精算機「NOMOCa-Stand」です。

NOMOCa-Standの導入によって、患者さま自身で精算を行う運用へ切り替わり、現金授受に関するミスが大幅に減少。会計履歴をデータで確認できるようになったことで、万が一問い合わせがあった際にも、スタッフが自信を持って対応できる環境が整いました。

また、レセコンと連携して会計情報を自動反映できるため、手入力作業や確認作業も削減。これまでスタッフごとに差が出やすかった金銭管理も、統一された運用へ改善されています。

さらに、導入後はレジ締め作業の時間が短縮され、残業削減にもつながったとのことです。以前は締め作業時に細かな確認が必要になるケースもありましたが、導入後は金銭誤差が大幅に減少し、よりスムーズな受付体制を実現しています。

結果として、受付スタッフの負担軽減だけでなく、患者さまの待ち時間短縮や満足度向上にもつながっています。

 

➤導入事例インタビューはこちら

 

受付の自動化で会計のボトルネックを解消し、少人数でも回る体制を構築！KOYANAGI真柄CLINIC

新潟市で開業しているKOYANAGI真柄CLINIC（https://www.km-c.org/）では、会計業務に時間がかかることで、診療後の患者対応に滞りが生じていました。特に手入力による会計処理がボトルネックとなり、会計が完了するまで次の患者をスムーズに案内できない場面も多く、結果として院内全体の回転率に影響が出ていることが課題となっていました。

そこで導入されたのが、自動精算機「NOMOCa-Stand」です。

会計業務を自動化することで、診療と会計の流れを分離できるようになり、受付対応の負担が大きく軽減されただけでなく、スタッフは会計に追われることなく患者対応や次の診療準備へとスムーズに移行できるようになり、院内の動線も改善されました。

さらに、患者自身が精算を行うことで会計待ちのストレスも軽減され、混雑時でもスムーズな対応が可能に。

結果として、会計待ちによる滞りが解消され、患者の回転率が向上。少人数でも多くの患者に対応できるようになり、クリニック全体の運用効率が大きく改善されました。

 

➤導入事例インタビューはこちら

まとめ 　ークリニックの受付を自動化するために、最適な選択をー

クリニックの受付業務は、予約や問い合わせ対応、来院時の手続き、問診、保険資格の確認、診察後の会計など多岐にわたります。

なかでも受付や会計は、多くの患者が共通して利用するため、業務が集中しやすい部分です。電話や窓口対応が重なると、患者を待たせるだけでなく、予約内容の確認漏れや会計ミス、スタッフの残業につながる可能性があります。

こうした負担を軽減するには、スタッフ一人ひとりの経験や対応力だけに頼るのではなく、受付業務の仕組みそのものを見直すことが重要です。

NOMOCaシリーズを活用すれば、レセコンと連携した請求や金銭授受、釣銭の払い出し、領収書・明細書の発行、会計履歴の記録などを自動化できます。さらに、再来受付機能を組み合わせることで、来院時の手続きから診察後の会計まで、受付業務を幅広く効率化することが可能です。

受付の自動化は、患者との接点を減らすためのものではありません。機械が得意な正確な処理をシステムへ任せることで、スタッフが患者への声かけや説明など、スタッフにしかできない対応へ集中するための取り組みです。

まずは資料をご覧いただき、NOMOCaシリーズの活用イメージをご確認ください。