クリニックに自動精算機を導入する際の選び方とは？メリットや事例なども紹介！

クリニックへの自動精算機の導入を検討はされていても、現状のオペレーションに大きな変更を加える手間などを考えて、いまひとつ踏ん切りがつかない方もいるのではないでしょうか。この記事では、自動精算機導入のメリットとデメリットや、自動精算機を選ぶ際の基準などについてご説明します。

クリニックに自動精算機を導入するメリット

クリニックへの自動精算機の導入は、新型コロナウイルスの流行により、多くの医療機関で行われましたが、自動精算機にはほかにも下記のようなメリットがあります。

会計の待ち時間を短縮できる

患者さんが自分ひとりだけで会計を済ませることができるため、会計にかかる時間を短縮できます。一般的には診療を受けた後、会計を待たなければならない医療機関が多いため、スムーズに会計を終わらせられることは患者さんの満足度の向上につながるでしょう。

業務を効率化できる

電子カルテやレセコンと連携できる自動精算機を導入することで、決済手段やお釣りの金額、保険適用の有無、どのスタッフがいくらをいつ請求したかなどが記録されるため、顧客管理を行うことができ、業務を効率化することも可能になります。

会計のミスを減らせる

お金を入れたら自動で釣り銭が出てくるため、お釣りの金額を間違うことがありません。未収金管理を行えるタイプの自動精算機を電子カルテやレセコンと連携させれば、未収金の間違いも減らすことができます。業務的な負担だけでなく、お金を扱うという心理的な負担も軽減されるため、スタッフの定着率の向上も期待できます。

クリニックに自動精算機を導入するデメリット

自動精算機の導入を検討する場合は、デメリットについてもしっかりと確認したうえで進めることが重要です。大切なお金を扱うことになる機械なので、トラブルへのサポート体制や運用コストについてなど、導入する前に入念に確認するようにしましょう。

トラブルへの対応

自動精算機に故障や破損などのトラブルが生じた場合、患者さんでは解消することは難しいため、スタッフが対応しなくてはなりません。メーカーによる修理が必要になる場合もあるので、サポート体制が充実している自動精算機を選ぶようにしましょう。

運用コストがかかる

自動精算機の導入には、初期費用や保守のためのコストがかかります。さらには設置スペースや電源の確保など、状況によって院内のインフラを整備しなければならなくなり、その費用もかかることがあります。

自動精算機の選び方

近年、様々な自動精算機が発売されており、その機能や価格などは多岐にわたるため、クリニックの規模や用途に適したものを選ぶ必要があります。予算や目的によっては、購入するのではなく、リースを選択する方が費用対効果が高いケースもあります。まずは導入目的を定めたうえで、必要な機能を精査し、適切な機械を選ぶと良いでしょう。

導入する目的を定める

自動精算機を導入することで、どのような課題を解決したいのか、目的を定めることが重要です。患者層も踏まえて検討し、多機能なものが良いのか、簡単な操作で精算できるタイプが良いのかなどを熟慮しましょう。

電子カルテやレセコンとの連携

クリニックで使用している電子カルテやレセコンと導入を検討している自動精算機の連携が可能かを確認しましょう。それに加えて、連携の方法についても調べておくことが大切です。ネットワークを介して連携する機種もあれば、受付でバーコードを印刷して自動精算機側で読み取るタイプのものもあります。スタッフの手間が少なく、操作時間を短縮できるのは前者のネットワークタイプですが、連携費用が別にかかる点には注意が必要です。

対応している決済方法

対応している決済方法が現金以外にも、クレジットカードや電子マネーもある自動精算機であれば、患者さんの利便性が高まります。最近ではQRやバーコード決済で会計したいニーズも増えてきているため、それらに対応している機種を導入することで、よりスムーズに精算を行うことができるでしょう。

費用

自動精算機の導入にあたり、初期費用や保守などの月々の運用コストがわかれば、長期的な費用対効果で機種を比較検討することができます。月額費用に保証年数などの利用期間を掛けたものに初期費用を加えることで、累計でかかるコストが算出できます。

サイズ

自動精算機には様々なサイズのものがあります。床に設置するタイプのものから、受付のテーブルの上に置けるものまで、用途と設置する場所に応じて、適切な機種を選ぶようにしましょう。

リースの有無

自動精算機の中にはリース契約に対応している機種もあります。買い切りの場合とリースの場合でどちらがお得になるか、利用期間などを踏まえて、しっかりと検討することをおすすめします。

補助金の有無

IT導入補助金や業務改善助成金などの補助金を活用することで、自動精算機の導入コストを低減させることができる可能性があります。自動精算機によっては補助金が適用されない場合があるので、どの補助金を申請してどの機種を購入するのかについて、充分に確認することが大切です。

自動精算機の導入事例

自動精算機を導入するメリットとデメリット、自動精算機の選び方について見てきました。ここではクリニックが自動精算機を導入した場合に、具体的にどのような効果が得られたのかについて実際の事例をご紹介します。

クリニック向け自動精算機ノモカスタンドの導入事例

東京都昭島市にあるあきしま駅前泌尿器科内科では、クリニック向け自動精算機ノモカスタンドを利用されています。業務の簡略化と、お金の受け渡しをなくすことによるスタッフの負担の軽減などを目的に自動精算機の導入を検討され、使用されている電子カルテ「M3 デジカル」とのデータ連携が行なえ、電子カルテと紐づいた会計ができる点に安心感を感じられて、こちらの機種に決められたといいます。

導入後のスタッフや患者さんからの評判は上々で、スタッフからは事務作業が経験され、締めの作業も短時間で終えることができると喜ばれているそうです。ある程度の患者さんは最初から問題なく使えているそうですが、最初のQRコードを読み込ませる段階でつまづいてしまう方もいるそうです。そういった方にはスタッフが声をかけて使用方法を案内することもあるそうですが、何回か来院される内に慣れてサポートする回数は減っていくので、特に問題は感じられてないといいます。

まとめ

今回は自動精算機を導入するメリットとデメリット、自動精算機を選ぶ際のポイントについて解説しました。自動精算機の導入には、それぞれの機種の操作性や機能などの特徴と、費用などの条件を鑑みた上で選定することが重要です。クリニックに自動精算機を導入する目的をしっかりと設定し、それに適う機種を設置することで、業務の効率化や患者さんの満足度の向上を実現することができるでしょう。