クリニック向けの自動精算機でよくあるトラブルとは？自動精算機のデメリットなどについて解説！

自動精算機には、スタッフの業務負担を軽減したり、人手不足の改善が期待できたりと、さまざまなメリットがあるため、現在ではクリニックで導入されることが増えてきています。一方で、活用するうえで注意しておきたいトラブルなどもあります。本記事では、自動精算機でよくあるトラブルやその対処法、クリニックに自動精算機を導入するメリットとデメリットについて解説します。

自動精算機でよくあるトラブル

ここではまず、自動精算機を活用するうえでよくあるトラブルをいくつか紹介します。

使い慣れない患者さんからのクレーム

自動精算機の操作に慣れていない患者さんの場合、操作方法に戸惑われることがあり、無人会計ができる自動精算機でも、スタッフのサポートが必要になることがあります。特に高齢者などで機械の操作に不慣れな方は、従来の会計方法よりも時間がかかるケースがあり、かえって効率が低下することも考えられます。スタッフが対応する会計システムに慣れた患者さんからは、自動精算機が使いにくいというクレームの声が上がるかもしれません。

機器のエラーやシステム障害

自動精算機は精密機器であるため、使用中にエラーやシステム障害が発生する可能性があります。小銭が詰まる程度の小さなトラブルであればスタッフが解決できることもありますが、重大なシステム障害などになると、メーカーの保守担当者でないと直せない場合があります。

患者さんによる未払い

自動精算機では、会計作業を患者さんに任せるため、精算忘れなどの未払いが発生する可能性があります。未払いが発覚した場合は、迅速に患者さんに連絡をとって、改めて支払ってもらうようにしましょう。

自動精算機のトラブルへの対処法

上記のようなトラブルを防ぐためには、どのような対応をとれば良いのでしょうか。ここでは、自動精算機のトラブルへの対処法について説明します。

操作性に優れた機種を選ぶ

自動精算機の操作におけるトラブルを回避するために、操作性に優れた機種を選ぶようにしましょう。診療科目によっては、高齢の患者さんが多く来院される場合も多いため、シンプルでわかりやすい設計になっている自動精算機を導入することが、業務負担を軽減することにつながります。

オペレーションを整える

初めて自動精算機を利用する患者さんでも使いやすいように、案内ポップを作成するなど、オペレーションを整えておくことが重要です。操作に困った患者さんに声かけをしたり、サポートするための業務担当についてあらかじめ定めておけば、使い慣れていない患者さんからのクレームを予防することもできるでしょう。

サポートの充実した機種を選ぶ

自動精算機の設置後のエラーやトラブルのリスクを低減するために、サポートや保守サービスが充実した機種を選ぶようにしましょう。自動精算機は精密機器のため、不具合や故障のリスクをなくすことはできません。しかし、サポート体制が充実しているメーカーであれば、トラブルなどがあった際に迅速に対応してもらえるため、スムーズに通常運営に戻ることができます。

クリニックに自動精算機を導入するデメリット

ここまで、クリニックに自動精算機を導入した際によくあるトラブルとその対処法について説明してきました。ここからは、クリニックに自動精算機を導入するメリットとデメリットについて、まずはデメリットから解説します。

初期費用とランニングコストがかかる

自動精算機の導入には、初期費用に加えて、保守費用などのランニングコストもかかります。また、自動精算機の耐用年数は5年程度といわれているため、定期的な部品交換も必要になります。メーカーによってかかるコストが異なるため、十分に比較検討するようにしましょう。

設置スペースが必要になる

自動精算機には卓上型と自立型がありますが、いずれも設置するためにはある程度のスペースが必要です。卓上型は受付カウンター上に置くことができますが、受付業務のためのスペースを狭くしてしまうことがあります。自立型は床の上に設置することができますが、その分待合室の空間を圧迫したり、患者さんの動線を妨げたりしてしまうことがあります。

お釣りの準備などの手間がかかる

自動精算機で患者さんに会計してもらうためには、あらかじめ釣銭を収納しておく必要があります。特に卓上型の自動精算機の場合は、自立型のものに比べて金銭の収納量が少ないため、釣銭用のお金を何度も補充しなければならなくなる可能性があります。

クリニックに自動精算機を導入するメリット

クリニックに自動精算機を導入するメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

業務を効率化できる

自動精算機を導入することで、患者さんが自ら精算を行うことが可能となり、従来スタッフが行っていた会計業務が削減されます。また、自動精算機をレセコンや電子カルテと連携させることで、患者さんが受診した診療科目や決済手段、保険診療と自費診療の区別、いつ、いくら請求したかなどの詳細な記録を残すことが可能になります。

金銭の授受がなくなる

自動精算機を導入すると、患者さんだけで会計を行うことができるようになるため、会計を担当するスタッフと患者さんとの間で金銭の授受や領収書の手渡しをする必要がなくなります。担当者と患者さんが身体的に接触する頻度を減らすことができるため、院内感染のリスクを低減することにつながります。

会計の待ち時間を短縮できる

自動精算機が導入されると、患者さんが自分のタイミングで会計を行えるようになり、待ち時間を短縮することができます。クリニックにとっても、待ち時間が短縮されてスムーズに会計できるようになることで患者さんの満足度が高まり、患者さんからの評価が向上するメリットがあります。

自動精算機ならNOMOCa-Standがおすすめ

最後に、クリニック向けの自動精算機でおすすめの機種とその導入事例を紹介します。

NOMOCa-Standの特徴

NOMOCa-Standは、クリニック専用に設計された自立型の自動精算機で、クリニックの業務効率を向上させるための多くのオプションや機能を搭載しています。

・使いやすい操作性
NOMOCa-Standは、患者さんとクリニックのスタッフの両方にとって、操作しやすいシンプルな設計になっています。高齢の患者さんが操作しやすいように高さは142cmにデザインされており、診察券をかざし、金銭を支払い、領収書と明細書を受け取るという流れで、患者さんだけで簡単に会計を済ませることができます。

・充実したサポート体制
NOMOCa-Standは全国に支店があるため、不具合や修理が必要なケースでは、専任スタッフが迅速に対応にあたります。さらに運用開始日には、担当者がクリニックに直接訪問し、患者さん対応に至るまでの一連の流れをサポートしてくれます。リモートサポートにも対応しており、一時的に解決できていても、レジ締めのタイミングで金額がズレてしまったり、トラブルの原因がわからない場合などに遠隔で調査することも可能です。

・ヒューマンエラーを防止
NOMOCa-Standを活用して会計業務を自動化することで、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能になります。正確な会計処理が行われるため、レジ締めなどの業務負担を軽減することができます。

NOMOCa-Standの導入事例

川口市にあるおおはま糖尿病・腎クリニック様では、NOMOCa-Standを導入されています。スタッフの業務負担の軽減と、患者さんに寄り添う医療というコンセプトの実現のために、自動精算機の導入を決められたそうです。導入したことで、締めの作業が楽になったため、スタッフの残業時間が減り、帰宅時間を早められるようになったといいます。また、業務の効率化も図ることができたため、スタッフが患者さんとのコミュニケーションをとる時間を増やせたそうです。エラーが起きた場合でも、保守サポートがすぐに対応し、改善してくれるので、何かあればすぐに相談できる頼もしい存在になっているといいます。

まとめ

この記事では、自動精算機でよくあるトラブルやその対処法、クリニックに自動精算機を導入するメリットとデメリットについて解説しました。当記事が自動精算機の導入を検討される際の一助になりましたら幸いです。