こんにちは！ノモカブログです！
クリニックの業務はとてもやることが多く、
優秀なスタッフさんによって業務を手早く処理したいと思われる
医院様も多いのではないでしょうか？
しかし優秀なスタッフへ仕事を任せるあまり、
業務の聖域化・スタッフの人間国宝化していませんか？
これが進行してしまうと
・特定の業務が1人のスタッフに依存していて、いなくなった時に業務スピードが落ちる
・特定のスタッフしか知らない業務があり、不正に気づけない
・業務の出来る出来ないで、スタッフ間でパワーバランスが崩れる
本記事では優秀なスタッフに頼らない業務改善策を紹介します。
１. スタッフの能力の平均化
優秀なスタッフに頼らずに業務改善を実現する方法は、
「スタッフの能力の平均化」です。
これは全ての業務を全てのスタッフが平均的に出来るようにして、
業務の聖域化・スタッフの人間国宝化を作らないという考え方です。
具体的には、どのような点に注意して能力の平均化を行えばいいのでしょうか？
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２. 平均化のポイント
①一つ一つのタスクを細分化
難しそうに見える業務でもそれを細かく分解して簡単にしていけば、
簡単に考えられます。
例えば、会計業務の場合…
このように細分化できます。
一つの業務を線で考えるというよりは小さな「点」の集まりと考えることで、
業務をわかりやすくし、何がわからないのかや躓くポイントも把握できます。
②マニュアル化(新人が常に更新)
入ったばかりの新人スタッフや業務の知識が浅い人に業務のマニュアルの
作成・更新を行わせます。
マニュアルを作成することで知識の共有の他、業務理解にもつながります。
作成の際は①のタスク細分化を行うことで誰でもわかりやすいマニュアル作成に
繋がります。
➂マルチタスク
1人のスタッフが全ての業務を担えるようにすることで、
・ピーク時の人員配置を柔軟に出来るようにする
・誰かが欠けても他のスタッフが補えるような環境にする
という考え方です。
マルチタスクを実現するためには、
全員が全ての業務を分かっていなければなりません。
タスク細分化で業務をわかりやすくして、
マニュアル化でいつでも確認・教育出来るような環境が重要です。
1. タスク細分化…業務を細かく分けることでわかりやすく
2. マニュアル化…業務をわからない人に教育も兼ねて作成させる
3. マルチタスク…誰でもどの業務をできるようにする
→これらを仕組化することで特定の人に依存しない組織を作る
3. 最後に
タスクを細分化してマニュアル化しても会計の際のお金の受け渡しや、
締め作業のお金数えなどは、
「あのスタッフなら締めが合うけど、他のスタッフだと合わないな…」
というように人によりばらつきがあることも…。
そんな時は手前味噌ではありますが、「自動精算機」に任せるのも一手です。
お金の受け渡しで言うと自動精算機に任せることにより、
正確に金銭授受を行うことでスタッフ間のばらつきを無くすことができます。
実際、導入いただいた医院様でも会計業務の際に起こっていた人為ミスが
無くなったとのお声も頂いております。
以下バナーでは実際のお声をインタビューでお聞きしているので、
ぜひご覧ください。
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