【本当にあった】セルフレジ導入の失敗事例4選　バーコード連携編

今回は、「セルフレジ導入の失敗事例　バーコード連携編」をテーマにお話させて頂きます。電子カルテの会計情報をセルフレジに連携する方法は3つあり、

セルフレジを導入される際にこの中の「バーコード連携」で導入を検討されている医院様もあるかと思います。バーコード連携は金額の間違いなく会計できそうですが、実は導入した後に困ったこともあるようです。医院様に日頃ご訪問させて頂く中で発覚した「困ったこと」とは…？

失敗事例4選

弊社営業が医院様とお話をする中で頂いた、バーコード連携の失敗事例を紹介させて頂きます。導入後に以下のような失敗があり、「初めから知っていれば…」と後悔される方もいらっしゃったのでここで共有させて頂ければと思います。

①「誰が」会計したのか追えず間違いのリカバリーが難しい

バーコード連携で一番後悔される医院様が多いポイントです。あくまでバーコード連携は金額のみセルフレジに反映させる仕組みのため「誰が」会計したのかは記録されません。そのため締め作業やイレギュラーが発生した場合、「誰で間違っているのか」追うのが難しくなります。

追うのが難しくて困ったこととしては、「発行した領収書が前の患者さんで、間違って読み込ませた」という事例をお聞きしました。お金を投入する前に気づけばやり直しがききますが、もし会計してしまったら…。患者様も気づかなかった場合ミスに気づきにくく、追うことが難しいので対応にも時間がかかります。

他にもバーコード連携を導入された医院様で、税理士に「誰が」「いつ」「いくら」「どんな手段で」会計をしたのか報告していましたが「誰が」が分からないので、結局手書きで記録を取っていました。ITシステムを導入し、精算のデータもあるのに手書きで記録を取らなければいけなく歯がゆい思いをされていました。

②保険+自費が別々会計になり、手間が発生する

基本レセコンは、図のように保険と自費の領収書が別々に印刷されます。そのため会計の際も自費と保険のバーコードを別々にかざして、精算する必要があり、会計が詰まってしまいます。

患者様からすると、「1回の来院で2回会計をする違和感と手間」医院様やスタッフ様としては、「どちらかだけ会計をして帰られるのではないか」という不安が生じます。

実際、弊社が見てきた外来数100名程の医院様では数日に2-3回の割合で発生したため、声掛け用のスタッフを置いて対応することになり逆に工数が増えてしまうというお悩みもありました。

また、過去に未収があった際も同様に別々の会計が必要となります。※レセコンの種類によっては、自費分が領収書に反映されないケースもありますので、レセコン会社への確認が必要です。

➂金額修正があった場合、金額の確認が面倒

金額の修正があった場合、患者様にお渡ししたバーコードを差し替えて会計をしていただくことになりますが、バーコードの印字が反映されておらずスタッフ様で確認しなければいけないことも…。前回の金額の修正に加えて、それがバーコードに反映されているのか確認するという二度手間が発生してしまいます。結局その手間が発生するため、金額は合っていても「業務効率化」という観点では思ったほどの効果を上げられないというお声も…。

④バーコードを置いたままで起こる二重請求で返金の手間

バーコードの金額を読み込ませることで金額を反映させるため、リーダー上にそのまま置かれて会計を2回分読み込んで、それが二重請求に繋がってしまったというお話も頂いております。特にご年配の患者様はバーコードを読み取らせた後、そのままリーダーの上に領収書を置いていってしまうことも多いのでより注意が必要です。(とある地方のお年寄りの多い外来数300人程の医院様では、毎日のように過剰金が発生し、最初はバーコード連携でしたが、途中でデータ連携に変更になりました）

困った話をデータ連携で解決

以上で紹介した困った話をデータ連携の運用に変更することで解決できます。データ連携はバーコード連携と違い、患者IDを元に電子カルテから会計情報を参照して反映する仕組みとなっております。
(データ連携に関しての詳しいお話はこちらの記事で解説しております)
そのため、失敗事例4選で紹介した項目を以下のように解決できます。

また、バーコード連携にありがちな「まだ支払いを完了していないのに領収書を渡す」違和感も、診察券(患者IDを記録したバーコード or QR)にすることで解消できます。
(診察券を自動精算機で使うにはどうしたらいいかこちらで解説しております)
非連携(手打ちでの会計作成)も含めて比較表を作成しておりますので、出来る出来ないをここで比べて頂ければと思います。

まとめ

バーコード連携の失敗事例とデータ連携で解決できることをお話させて頂きました。ちなみに当然、弊社ではデータ連携・バーコード連携両方の運用をご案内することができます。バーコード連携で運用を試してから、データ連携移行するなど、医院様の運用に合う・合わないを考えて、連携の方法をご選択頂ければと思います。