クリニックに自動再来受付機を設置するメリットとは？自動再来受付機を選ぶポイントについても解説！

自動再来受付機は、以前に診察を受けたことがある患者さんが、診察券を使って自分で受付を行うことができる機器です。この設備を利用することで、患者さんが自分だけで受付手続きを完了させることができ、受付スタッフの作業負担が軽減されるとともに、患者さんの待ち時間も短縮することができます。本記事では、クリニックに自動再来受付機を設置するメリットや、自動再来受付機を選ぶ際のポイントなどについて解説します。

自動再来受付機とは

自動再来受付機とは、過去にその医療機関で受診したことがあり、診察券を持つ患者さんが自身で受付操作を行える装置のことを指します。患者さんは受付スタッフに診察券を渡す代わりに、自分で機器に診察券を通すことで受付手続きを完了させることが可能になります。患者さんが自動再来機を使用して、受付の内容を確認し確定すると、番号が記載された受付票と診察券が出力されます。患者さんはその番号により、院内の表示や案内で自分の順番を確認することができます。

クリニックに自動再来受付機を設置するメリット

クリニックに自動再来受付機を設置することで、下記のようなメリットが得られます。

スタッフの受付業務負担を軽減できる

自動再来受付機の設置により、受付での確認作業が不要となり、スタッフの業務負荷が減少します。患者さんのカルテを探す作業やデータ入力の手間が削減され、受付スタッフは初診の患者さんや自動再来受付機の使用に不慣れな方への対応に専念できるようになります。このようにして節約された時間を事務作業や他の業務に活用することで、スタッフの作業効率が向上し、患者さんにより良いサポートを提供する余裕が生まれます。

患者さんの待ち時間を短縮できる

自動再来受付機の使用により、患者さんの受付での待ち時間を削減することができ、結果として院内での滞在時間が短くなります。さらに、受付にかかる時間が減少することで、スタッフは会計や予約といった他の業務に集中できるようになり、業務の効率を高めることが可能になるでしょう。また、受付が混雑していると、患者さんが長時間待たされることに不満を感じ、クレームに発展してしまうこともあります。自動再来受付機を導入することで、受付での待ち時間が減り、院内の混雑状況が改善されることが期待されます。

以前の受付システムでは、自分の順番がいつになるか患者さんには不明でしたが、自動再来受付機を利用すれば、受付番号が記載された受付票が出力されるため、院内の掲示や呼び出される番号を確認することで、患者は待ち時間の目安を知ることができるようにもなります。

患者さんのプライバシーを保護できる

自動再来受付機を導入することで、患者さんのプライバシーの保護に配慮した対応が可能になります。患者さんが自動再来受付機に診察券を通すと、それに対応する番号が記載された受付票が出力されます。この番号を使って患者さんを呼び出すことで、院内で患者さんの名前で呼びかける必要がなくなります。

感染のリスクを抑えられる

自動再来受付機を導入することで、スタッフが患者さんから直接診察券を受け取る必要がなくなります。そのため、患者さんとスタッフの直接的な接触機会が減少し、院内での感染リスクを抑制することが可能になります。

自動再来受付機を設置しても保険証の確認は必要か

医療機関では、患者さんの保険証を月に一度確認する必要があります。このため、自動再来受付機を導入しても、保険証の確認は引き続き行う必要があり、自動再来受付機を使用した後でも窓口での保険証確認が必要となる場合があります。

これに対して、オンライン資格確認を活用して、保険証やマイナンバーカードをカードリーダーで読み取って認証することで、情報の確認と入力の手間を軽減し、受付時間をさらに短縮することが可能になりました。また、オンライン資格確認には、保険証の確認ミスの防止や、保険証やマイナンバーカードのデータの管理を簡単にできるというメリットもあります。

自動再来受付機を選ぶポイント

ここまで、自動再来受付機の概要と、導入するメリットなどについて説明してきました。ここからは、実際に自動再来受付機を選ぶ際のポイントについて解説します。

サイズは設置予定のスペースに合うか

自動再来受付機の導入を検討する際は、機器のサイズが設置場所に適しているかを考慮する必要があります。設置する場所を大きくとると、受付や待ち合いのスペースに影響を及ぼしてしまうため、設置する場所と目的に適した大きさの自動再来受付機を選ぶようにしましょう。

サポート体制は充実しているか

自動再来受付機は機械であるため、時折故障やその他のトラブルが発生することがあります。こうした状況に迅速に対応し、解決方法の説明や修理を行うためのサポート体制が充実しているかについても、事前に確認しておくことが重要です。

他のシステムと連携することは可能か

自動再来受付機が電子カルテやレセコンなどと連携できる場合は、患者さんの情報管理をさらに簡略化することができ、クリニックと患者さんの両者にとって利便性を高めることが可能になるため、他のシステムとの連携の可否についてしっかりと確認することをおすすめします。

自動再来受付機ならNOMOCa-Standがおすすめ

ここからは、クリニック向けの自動再来受付機でおすすめの機種とその導入事例を紹介します。

NOMOCa-Standの特徴

NOMOCa-Standは、クリニック専用に設計された自動精算機で、自動再来受付オプションに対応しているなど、クリニックの業務効率を向上させるための多様な機能を搭載しています。患者さんはタッチパネルを使用して簡単に、再診受付や入金処理を行うことができるため、受付業務が自動化され、患者さんが受付や会計を待つストレスを緩和し、クリニックの人手不足の解決にもつなげることができます。

・患者さんの待ち時間を削減
NOMOCa-Standを導入して、自動再来受付オプションを採用することで、再診時の受付にかかる時間を減少させることが可能になり、患者さんの院内での滞在時間の短縮につなげることができます。受付業務に必要な工数が削減されるため、スタッフが会計や予約など他の業務により集中できるようになり、クリニック全体のサービスレベルが向上することも期待できます。

・ヒューマンエラーを防止
NOMOCa-Standを活用して、再診の受付や会計の業務を自動化することで、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。受付作業にかかっていた業務時間が効率化できることで、患者さんにより丁寧な接遇をすることが可能になり、正確な会計処理が行われることで、売上と実際に受け取った金銭との誤差が生じることを予防できるようになるでしょう。

・充実したサポート体制
NOMOCa-Standでは、トラブルが発生した際のサポート対応はもちろん、導入した後の運用支援を受けることも可能です。全国に対するオンラインでの対応、サポートセンターから導入クリニックへの定期連絡、リモートでのサポートを行っており、安心して活用できるサポート体制の充実化に努めています。

NOMOCa-Standの導入事例

愛知県大府市にある柊みみはなのどクリニック様では、NOMOCa-Standを導入されています。患者さんが増えるたびに院内が混雑していき、業務の効率化が必要な状況下で、多くの種類の電子カルテなどと連携できる柔軟性があったことが決め手となって導入を決意されたそうです。従来の会計業務は受付スタッフがレジ1台を使って行われていましたが、NOMOCa₋standの導入により、窓口の回転率が2倍になったといいます。初期費用とランニングコストを、従来の業務にかかっていたであろう人件費と比較しても、十分に費用対効果を実感することができているそうです。

まとめ

本記事では、クリニックに自動再来受付機を設置するメリットや、自動再来受付機を選ぶ際のポイントなどについて解説しました。当記事が自動再来受付機の導入を検討される際の一助になったら幸いです。