クリニックの自動精算機で人手不足対策｜返金・追加請求の対応と選び方

自動精算機は返金できる？クリニックの人手不足対策

返金できるかは機種・オプションによって異なる

自動精算機を選ぶ際は、通常の支払いに加え、返金をどのように処理できるかを確認しましょう。「セルフ型だから返金できない」と一括りにはできません。対応範囲は製品ごとに異なります。

弊社のNOMOCaシリーズも、機種によって運用が変わります。NOMOCa-Regiはシステムの機能で返金可能、NOMOCa-Deskはセルフタイプでありながら窓口請求登録オプションで返金可能、NOMOCa-Standは窓口で返金する運用となります。

返金機能があっても、過去日の会計やキャッシュレス決済まで同じように扱えるとは限りません。自院で発生する返金を伝え、利用条件まで確かめることが大切です。

セルフ・セミセルフは操作する人を分けて確認する

セルフ型は患者自身で支払い操作を進める方式、セミセルフ型はスタッフが対面で会計を操作し、患者が支払いを行う方式です。ただし、請求情報の登録や返金の操作まで、すべて患者が行うという意味ではありません。

次の表のように、「請求情報」「患者の支払い」「返金」を分けると、窓口に残る仕事を把握しやすくなります。

確認項目	NOMOCa-Regi	NOMOCa-Desk	NOMOCa-Stand
請求情報の登録	通常会計は連携。スタッフが内容を確認	通常会計は連携。窓口請求登録ではスタッフが別端末に入力	通常会計は連携。スタッフが内容を確認
患者の操作（通常会計）	スタッフの案内に沿って支払い	診察券をかざすなどして支払い	診察券をかざすなどして支払い
返金への対応	システムの機能で対応	窓口請求登録オプションで対応	窓口で対応

 

通常会計の連携方法は、利用中の電子カルテ・レセコンによって確認が必要です。また、セルフ型でも、操作に困る患者にはスタッフの案内を用意しましょう。

人手不足の受付に残る返金・追加請求の負担とは

金額の確認・患者への説明・現金の受け渡しが必要になる

例えば、請求額の訂正によって返金が必要になった場面を考えてみましょう。スタッフは元の会計と正しい金額を確認し、患者に理由と返金額を説明します。窓口で現金を返す運用なら、現金を用意して受け渡す作業も必要です。

追加請求でも、不足額を確認して説明し、支払いを案内するまでの対応が発生します。通常会計が自動化されていても、こうした別対応が重なれば、受付や電話への対応を中断する場面は残ります。

担当者だけが事情を知っている状態を避け、対象の患者、訂正理由、処理の進み具合を共有できる手順を整えましょう。

窓口と精算機の記録を確認する手間が残る

窓口で返金した金額が精算機の記録に反映されない運用では、締め作業の際に別の記録を確認する必要があります。レセコンで管理する請求額とも照合し、どこで差額が生じたかを追えるようにしておくことが大切です。

記録が複数の場所に分かれると、処理済みかどうかの確認や引き継ぎにも手間がかかります。人手不足対策では、支払い時の作業だけでなく、処理後に記録を見比べる仕事まで含めて考えましょう。

▼会計金額の確認や記録の管理については、こちらの記事も参考にしてみてください。
→クリニックの会計ミスを防ぐ運用のポイント

 

 自動精算機の窓口請求登録で返金・追加請求をまとめる仕組み

スタッフが別端末で会計を登録し、NOMOCa-Deskへ送る

窓口請求登録オプションは、スタッフが別の請求端末で会計を作成し、NOMOCa-Deskへ送信する仕組みです。患者IDと請求金額を入力して送信すると、その会計をNOMOCa-Deskで扱えるようになります。

通常の支払いや追加請求では、登録された会計を患者が精算機で支払います。返金については、同じ機器で対応できることに加え、誰がどの画面で操作するかも確認しましょう。支払い時と同じ操作だけで返金まで完了するとは限りません。

この仕組みでまとめられるのは「会計の対応先」です。会計登録用の別端末も使うため、端末1台だけで運用できるわけではありません。

返金・追加請求・未収金の記録を残せる

窓口請求登録オプションでは、返金のほか、会計後の追加請求や未収金にも対応できます。未収金とは、まだ受け取っていない代金のことです。レセコンに未登録の会計も作成できるため、窓口で別に処理していた会計を精算機へまとめる選択肢になります。

精算の記録が残ることは、窓口のメモだけに頼らず、処理内容を確認するうえで役立ちます。ただし、精算機に記録が残ることと、レセコン側の請求情報が更新されることは分けて確認が必要です。記録できる項目や、訂正後の照合方法も確認しましょう。

スタッフに残る確認・登録作業も把握する

精算機で対応する範囲を広げても、請求額や返金額を判断し、対象の患者を確認する仕事は残ります。スタッフが患者IDや金額を入力する場面では、登録前の確認も欠かせません。

例えば、「訂正する金額を確認する」「別端末へ登録する」「処理結果を確認する」という役割を整理すると、導入後の仕事を具体的に考えられます。現金を扱う作業が減るかどうかに加え、登録や確認を無理なく続けられるかを見極めましょう。

 

返金や追加請求をNOMOCa-Deskにまとめる流れを詳しく知りたい方は、「窓口請求登録資料」をご覧ください。会計登録の手順や導入事例をまとめて確認できます。

 

クリニックの人手不足対策で自動精算機を導入する前の3ステップ

ステップ① 自院で発生する会計と対応方法を整理する

まずは通常会計・返金・追加請求・未収金を分け、現在の対応方法を書き出しましょう。それぞれについて、支払方法、担当者、使う機器、記録を残す場所を整理します。

例えば、通常会計は精算機、返金は窓口、未収金は別の一覧で管理しているなら、対応が分かれる部分が見えてきます。「会計を一つにまとめたい」という希望を、どの会計をどこまでまとめたいのかという具体的な条件に置き換えることが重要です。

スタッフがその場で判断に迷う場面も挙げておくと、デモで確認する内容が明確になります。すべての会計を同じ方法にそろえる前提ではなく、自院で負担になっている対応から優先順位を決めましょう。

ステップ② 自院の会計をデモで試し、必要な機器・費用を確認する

デモでは、通常の支払いに加え、自院で起こる返金や追加請求を担当へ質問してみましょう。「返金できますか」だけで終わらせず、次の内容を確認すると、導入後の運用を具体化できます。

確認する場面	実機で確かめたいこと
返金の受付・操作	本人確認、登録・操作の担当者、現金の払出方法
過去日の会計・書類	過去日の返金可否、領収書・明細書の扱いと再発行
処理後の確認	処理履歴の項目、レセコンとの照合・反映範囲
追加請求・未収金	対象会計の登録方法、精算後の記録の確認方法

 

キャッシュレス決済は、入金への対応と返金・取消への対応を分けて確認します。カード、QRコード決済、電子マネーごとに、処理できる期限、使用する端末、契約条件を確認してください。現金の返金と同じ手順で扱えるとは限りません。

連携の確認では、電子カルテだけでなくレセコンも対象です。レセコンは、診療報酬の計算・請求に使うシステムを指します。請求情報を取り込める範囲と、返金・追加請求の結果が反映される範囲を、それぞれ確認しましょう。

▼連携の考え方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
→電子カルテ・レセコンと自動精算機を連携する仕組み

本体価格だけで比較せず、窓口請求登録オプション、別端末、設置や連携に必要な費用、保守内容を含めて見積もりを確認します。受付内で端末を置く場所や、患者が精算機へ移動する経路も確認しておきましょう。

▼返金以外の操作性やサポートも含めて確認する際は、こちらも参考にしてみてください。
→自動精算機のデモで確認すべきポイント

ステップ③ レセコン・自動精算機の操作と確認手順を共有する

導入前に、レセコンで請求情報を確認・訂正する手順と、自動精算機で通常会計・返金・追加請求を処理する手順を確認しましょう。画面の操作順や入力内容、処理後の確認項目を整理し、スタッフ間で共通の手順として共有することが大切です。

締め作業では、精算機の記録とレセコンの金額の照合方法や、差額が生じた場合の確認手順をそろえておきます。患者への操作案内、故障や通信不良時の対応方法もまとめ、担当者が変わっても同じ流れで会計を進められる状態を整えましょう。

 

クリニックの人手不足対策に役立つ自動精算機の導入事例

弊社には「通常会計だけでなく、返金なども一つにまとめたい」という声が寄せられていました。窓口請求登録オプションは、こうした要望に応えるために開発された機能です。ここでは、導入したクリニックの事例をもとに、自院に合う運用を考えるポイントを見ていきます。

CASE1：内科クリニック：返金・追加請求を同じ精算機で対応

内科クリニックでは、人手不足に加え、請求漏れや返金などの例外的な会計への対応に課題を抱えていました。そこで、NOMOCa-Deskと窓口請求登録オプションを導入しました。

導入後は、セルフ会計によって会計業務の負担が軽くなりました。返金や追加請求もNOMOCa-Deskで扱えるようになり、会計を管理しやすくなっています。売上管理や運用への不安も少なくなり、スタッフからも好意的に受け入れられました。

この事例から確認したいのは、通常会計を任せるだけでなく、窓口へ戻っていた会計も扱えるかという点です。自院で発生する訂正や追加請求をデモで試し、記録の確認まで一連の流れを確かめましょう。

CASE2：整形外科クリニック：患者に合わせてスタッフが操作を支援

整形外科クリニックでは、人手不足や時間帯による患者さまの層の違いに対応するため、NOMOCa-Deskに窓口請求登録オプションとクレジット会計オプションを組み合わせて導入しました。

診察券をかざす操作が難しい患者さまには、スタッフが窓口請求登録で会計を作成し、自分で操作できる患者さまはセルフで精算する運用を採用しています。患者さまに合わせて対応を変えることで、スムーズに帰宅できる流れを整えました。自院で取り入れる際も、年齢で一律に分けず、必要な支援に合わせて案内することが大切です。

なお、クレジット会計オプションの導入と、カード決済の返金・取消への対応は分けて確認する必要があります。返金方法や利用条件は、個別に確認してください。

 

CASE3：ふらの駅前歯科クリニック｜別機種の操作支援事例

ふらの駅前歯科クリニックでは、NOMOCa-Standを導入し、患者さま自身で会計を行っています。操作が難しい患者さまにはスタッフが付き添い、会計をサポートしています。セルフ会計と必要な支援を組み合わせる運用は、自院の案内担当者や声かけ、患者さまの移動経路を考える参考になるでしょう。なお、この事例で確認できるのは操作支援の運用です。窓口請求登録や返金の利用を示すものではありません。

▼詳しい事例を見たい方はこちらをご覧ください
→ふらの駅前歯科クリニックの導入事例

 

こんなクリニックにおすすめです

ご紹介した事例のように、通常会計と返金・追加請求をまとめたいクリニックでは、窓口請求登録オプションが選択肢になります。次のようなお悩みはありませんか？

当てはまる項目がある方は、現在の会計運用をもとに、NOMOCa-Deskで対応できる範囲を確認してみませんか。返金・追加請求の扱いから、必要な機器や操作手順まで、自院に合う運用をご相談いただけます。

 

自動精算機の返金対応と人手不足対策のよくある質問

 

すべての自動精算機で返金できますか？

対応は機種・オプションによって異なります。NOMOCa-Deskは窓口請求登録オプションで対応します。比較するときは、返金機能の有無に加え、自院で必要な返金と記録の管理ができるかを確認してください。

スタッフが操作せずに返金までできますか？

窓口請求登録では、スタッフによる金額の確認や会計登録が必要です。返金時の本人確認、払出操作、処理後の確認を誰が行うかも確かめましょう。

クレジットカードやQRコード決済も返金できますか？

決済手段、使用する端末、契約によって条件が異なるため、個別の確認が必要です。カード・QRコード決済・電子マネーごとに、返金・取消の可否、処理期限、必要な手続きを確認してください。現金の返金と同じ方法で対応できるとは限りません。

追加請求や未収金にも対応できますか？

はい。窓口請求登録オプションで、会計後の追加請求や未収金にも対応できます。会計情報の登録方法に加え、精算結果の確認方法や、レセコン側への反映・照合の範囲も確認しましょう。

セミセルフから始めて、あとでセルフへ移行できますか？

NOMOCa-RegiからNOMOCa-Deskへの移行プランがあります。移行はオプションで、Regiの会計作成機能を窓口請求登録端末が引き継ぎます。まずセミセルフで運用し、将来セルフへ移る方法も選択肢です。適用条件や必要機器、追加費用、窓口請求登録の提供条件は、導入相談時に確認してください。

 

まとめ｜自動精算機の返金対応も確認して人手不足対策へ

クリニックの人手不足対策で自動精算機を選ぶ際は、通常会計の効率化に加え、返金・追加請求に残る作業にも目を向けましょう。会計の対応先が分かれているなら、登録から精算、記録の照合までを見直すことが大切です。

NOMOCa-Deskは、窓口請求登録オプションにより返金なども同じ精算機で扱えます。一方で、スタッフによる金額確認や別端末での登録は必要です。自院の会計をデモで試し、操作・記録・連携・費用を確認して、無理なく続けられる運用を選びましょう。

返金・追加請求をまとめる仕組みや導入事例は、「窓口請求登録資料」で詳しくご確認いただけます。自院に合う会計運用の検討に、ぜひお役立てください。具体的な対応方法については、現在の運用を添えてご相談いただけます。

 

返金・会計運用について相談をご希望の方は下記よりお問い合わせください